Si has trabajado en desarrollo de producto seguramente más de una vez has escuchado aquello de “¿Pero de esto no se encargaba el otro equipo?” Cuando se trabaja en productos más o menos complejos, donde participan distintas áreas, squads, stakeholders, un factor de riesgo bastante común es que no estén claras las responsabilidades y qué rol juega cada uno. La comunicación y la coordinación no siempre son sencillas, se dan por supuestas ciertas tareas y surgen los malentendidos. Además, cuando las responsabilidades y el propietario de cada tarea no está claro, se suele entrar en terreno de nadie. Consecuencia: esfuerzos duplicados, superposición de trabajo y tiempo malgastado.
Como Product Manager, para evitar este tipo de situaciones, podemos emplear la matriz RACI: una herramienta de gestión de responsabilidades que ayuda a que todos los implicados en un proyecto, fase de desarrollo o tarea, conozcan quién es la persona o equipo responsable, quién lo aprueba, a quién debemos consultar para obtener la información y contexto necesarios, y quiénes son los otros interesados que deben estar informados de los avances.
En este artículo te explicamos cómo usar esta plantilla.
Qué es una matriz RACI y cómo puede ayudarnos como Product Managers
La matriz RACI es una herramienta que se emplea en la gestión de proyectos y sirve para definir las responsabilidades y roles de todos los implicados en el trabajo que hay que realizar, sea un proyecto, las fases de desarrollo de producto o una nueva funcionalidad.
Este modelo se basa en cuatro tipos de roles que una persona o equipo puede tener en relación con una tarea:
- Responsible = Responsable (R). Quien realmente realiza la tarea o el que toma las decisiones.
- Accountable = Aprobador (A). Es responsable de la finalización general de la tarea o del producto final. Probablemente no realicen el trabajo él mismo, pero es quien aprueba que la tarea se ha realizado correctamente y está finalizada. Podríamos decir que es el “dueño” de la tarea.
- Consulted = Consultado (C). Esta persona, función o grupo proporcionará información útil y necesaria para completar la tarea o el entregable.
- Informed = Informado (I). Personas a las que se les informa y mantiene al día sobre el avance de la tarea o producto final. Puede tratarse de actualizaciones e información sobre el progreso del proyecto o los obstáculos que el equipo encuentre en el camino.
En la matriz, cada columna corresponde a un tipo de rol, mientras que en cada fila se incluyen todas las tareas definidas. Para cada tarea, completamos quién o quiénes son asignados a cada rol.
Como resultado, obtenemos un tablero donde podemos identificar rápidamente cuál es la responsabilidad que tiene cada persona o equipo en función del rol asignado.
Ventajas de usar RACI
Dedicar tiempo a definir todas las tareas necesarias y quién asume cada rol nos ayuda a:
- Evaluar si hemos incluido a los participantes adecuados para cada tarea o si hemos omitido recursos clave para completar la tarea.
- Incluir todas las funciones esenciales en el listado de tareas a realizar.
- Implicar a todos los interesados desde el primer momento, lo cual ayuda a alinear a todos los implicados y ajustar expectativas y alcances.
- Comunicar a todos los interesados las actividades a realizar y el impacto de cada una de ellas.
- Reduce la confusión y evita realizar asunciones erróneas sobre quién está trabajando en qué.
- Realizar una distribución adecuada del trabajo y evitar cargas excesivas de trabajo.
Cómo construir la matriz RACI
- 1. Determina el alcance y complejidad del trabajo a realizar. Si la envergadura del trabajo es compleja y requiere la participación de bastantes personas o equipos para llevarlo a cabo, entonces es cuando tiene sentido emplear esta matriz.
- 2- Selecciona al equipo de trabajo e identifica quiénes son todas las partes implicadas, incluso aquellos stakeholders que deben estar informados. Es importante que a partir de este momento involucres a todos los miembros del equipo en la definición de los siguientes pasos. Esto te ayudará a no omitir tareas que haya que realizar y que cada persona asuma las responsabilidades asignadas.
- 3- Analiza y define todas las tareas a realizar y sus entregables. Es posible que al realizar este listado identifiques nuevas personas implicadas que no habías tenido en cuenta. Cada una de estas tareas corresponde a una fila en la matriz.
- 4- Asigna los roles a cada participante y especifica cuál es su función. Es importante que las personas se sientan cómodas con el rol a desempeñar y cuenten con las habilidades, conocimientos y experiencias necesarias para realizar la tarea.
- 5- Completada la matriz, valídala con todo el equipo. Ese es el momento de resolver cualquier tipo de conflicto o ambigüedad en relación con las tareas a realizar o los roles desempeñados.
- 6- Comparte la matriz con todos los interesados y utilízala como un elemento de comunicación.
Ejemplo de matriz RACI
Veamos un ejemplo con un caso concreto. Imaginemos el siguiente escenario:
- Nuestro producto es un Marketplace que actualmente tiene integrado el pago mediante tarjeta de crédito.
- Validamos con nuestros usuarios que incluir el pago con PayPal aumenta la confianza de los usuarios para comprar a través de la web.
- Este requerimiento impacta técnicamente en el squad de “Cobros y facturación” y tiene ciertas dependencias con el squad de “Pedidos”.
- Además, contamos con otros equipos o departamentos que son partes interesadas y validadores: el equipo de finanzas y el de legal.
- Por último, otros departamentos también se ven, en mayor o menor medida, afectados por este desarrollo: marketing, soporte y clientes.
- En cuanto a la estructura de los equipos contamos con un Lead Product Manager, un Lead UX y un Tech Lead. El equipo de UX y Data es transversal a todos los Squad. A su vez, cada Squad cuenta con un Product Owner (PO) y cuatro desarrolladores (Devs), un UI y un QA.
Emplear la matriz RACI nos ayudará a que todos los interesados conozcan cuáles son sus responsabilidades y tareas. Podríamos definir las siguientes tareas y responsabilidades:
Algunas consideraciones extra
Es posible que haya tareas con más de una persona o equipo Responsable (R). En ese caso es importante que esté bien definido qué trabajo debe realizar cada uno. Sin embargo, sólo debe haber un único Aprobador (A). Son ellos quienes tienen la última palabra sobre cómo debe hacerse el trabajo y cómo se resuelven los conflictos. Es importante que quien tenga este rol cuente con la habilidad y autoridad necesaria para poder llevar a cabo esta función con éxito.
Usar este tipo de matriz también te ayudará en la gestión de los stakeholders. Al involucrarlos en el proceso, definimos de forma clara quién toma las decisiones, cuáles son sus funciones, cómo obtendremos feedback de aquellos que actúan como consultores (C) y cómo mantenemos informados a los que no tienen un rol activo (I).
Es posible que a medida que avanza el proyecto se modifique alguna asignación de rol, o se incluyan nuevas tareas no previstas. Por ello, es conveniente revisar la matriz de forma periódica para mantenerla actualizada.
Si trabajas con metodologías ágiles, existen dos buenos momentos en los que conviene introducir o revisar una RACI:
- 1. Después de una retrospectiva si hemos detectado que hay roles no claros, personas que no se han tenido en cuenta y debían estar involucradas, o que se incorporaron tarde.
- 2. Al comienzo de un nuevo sprint o incremento de producto.
