Tras la fase de evangelización, la tarea de documentar tu producto no termina. Sigue la crucial etapa de revisión y actualización constante para asegurar que la documentación se mantenga relevante y eficaz. Porque, seamos honestos, una documentación que no se actualiza es como una foto antigua: muestra cómo eran las cosas, no cómo son. Entremos en materia. ¿Cómo asegurarnos de que nuestra documentación no solo sobrevive, sino que prospera y sigue siendo un recurso clave para todos los usuarios?
¿Cómo garantizo que mi documentación esté actualizada?
Después de La Evangelización no paramos. Ahora toca preguntarse: ¿esta documentación solo la vas a gestionar tú? ¿O ahora cada miembro de Producto se encarga de su parte? En cualquier caso, el seguimiento y revisión con cierta frecuencia es indispensable para que no pase lo que muchas veces vimos en La Avalancha (mucho texto pero ningún alcance o relevancia). Puede establecerse una cadencia concreta (por ejemplo, cada dos semanas), pero también puede depender de si estás en pleno lanzamiento o en un periodo más tranquilo. Yo suelo aprovechar el final del sprint, pero también fases de discovery para revisar la documentación de producto, puesto que ya forma parte del contenido que investigo cuando estoy explorando una necesidad nueva.
Hay que buscar la manera de mantenerla actualizada sin tener que editar manualmente 5 sitios distintos, y seguir promocionando su uso para evitar que el producto se tenga que explicar en una videollamada una y otra vez. La documentación del producto debería ser el complemento perfecto a un onboarding humanizado: entras en un equipo o una organización de la mano de gente, pero utilizas el contenido como apoyo a sus explicaciones y demos. Y también mencionarse en post-mortems y reuniones entre departamentos, para que los stakeholders también se beneficien de lo que has creado.
Como veíamos en La Documentación, hay que saber separar las decisiones del día a día con lo que ya se ha decidido para una estrategia. Hay que revisar la información pero no hace falta actualizar con el último email sobre el tema, puesto que puede cambiar. También como parte de evangelizar este contenido, se puede establecer rotación entre los compañeros de Producto para mantenerla. Depende de la composición de los equipos, puede que tengas un Product Ops cuyo trabajo sea principalmente salvaguardar procesos y documentación.
Actualizarla no es solo cambiar el contenido a medida que se desarrolla el producto. También se puede iterar la documentación en sí: si tu herramienta te permite medir cuántas visualizaciones tienes y vas recibiendo feedback, puedes ajustar la estructura o el formato para ser lo más útil posible.
Por ponerte un ejemplo…
Como expliqué en otros capítulos, documento en una organización muy grande donde cada equipo utiliza una herramienta. La única que tenemos en común es SharePoint, por lo que he creado un sitio web que centraliza todos el catálogo de productos y enlaza por un lado a cada documentación y por otro a implementación, mejores prácticas, canales de comunicación…
A petición de la Head of Product, tenía que centralizar el conocimiento en un sitio accesible a mucha gente, pero no tenía por qué estar plasmado ahí, así que lo modelé como un directorio: incluye alguna explicación pero sobre todo indicaciones de dónde seguir leyendo.
En la parte inferior de la página principal, he incluido un formulario de feedback para saber si está siendo útil, y de vez en cuando reviso las visitas a cada página. Ahora está en fase de mantenimiento, pero cada vez más compañeros de Producto están compartiendo directamente el sitio web, puesto que pregunte quien pregunte, encontrará la respuesta en alguno de los enlaces del directorio.
Si quieres saber cómo continua la historia, haz click aquí: (Bonus track) El Método - Docutopía #12
Foto de Markus Winkler en unsplash
