Au démarrage d’un nouveau produit ou lors de la définition d’une roadmap à moyen terme, le Product Owner identifie un certain nombre de fonctionnalités, d’EPICS ou une liste de user stories « light » (souvent composées d’un simple titre).
Il est ensuite essentiel pour le Product Owner d’avoir une idée de la complexité de ces items, ce qui pourra lui servir comme critère de priorisation.
Pour cela, la plupart des équipes SCRUM utilisent le sprint planning et un chiffrage en points de complexité (basé sur la suite de Fibonacci). L’expérience montre que le planning qui devait durer 2h s’étend finalement à tout l’après-midi et l’estimation de l’ensemble des items se fait souvent dans la douleur…L’exercice est d’autant plus complexe sur des items encore flous.
C’est pourquoi je vous propose d’utiliser une alternative efficace : l’eXtrême quotation.
L’eXtrême quotation : kezako ?
L’extrême quotation n’est pas le nom d’un nouveau manga à la mode mais bien un format d’atelier qui permet de chiffrer en un temps record une liste d’items (stories, EPIC).
J’ai eu l’opportunité d’expérimenter cet atelier lors de mes deux précédentes missions et j’ai trouvé le résultat plutôt bluffant. En 30min, nous avons macro-estimé plus d’une vingtaine d’EPICS !
Déroulement de l’atelier
Au préalable, l’animateur doit noter chaque story (ou EPIC) sur un post-it.
Je conseille de limiter le nombre de participants à 5 en essayant de réunir plusieurs compétences clés pour votre produit (par exemple : 1 PO, 1 testeur, 2 devs, 1 UX) afin d’évaluer la complexité de bout en bout.
Introduction / Durée 10 min max
Pour démarrer, il est important d’expliquer le but de cet atelier et son déroulement.
Ensuite il faut choisir l’unité d’estimation : points de complexité ? tailles de t-shirt ? … Partez sur l’unité avec laquelle l’équipe est la plus à l’aise. Afin d’être sûr que tout le monde soit bien aligné sur la signification de chaque unité, précisez une valeur de référence (fonctionnalité déjà réalisée par exemple) au moins pour chaque extrémité (XS et XL).
Les unités sont collées sur un mur (pour les tailles de t-shirt, 5 post-it en colonne : XS, S, M, L et XL).
Le Product Owner présente alors brièvement chaque story (lecture du titre, description rapide de l’objectif).
Ces dernières sont déposées sur la table de réunion, les participants sont debout et c’est parti !
Round 1 / Durée 5 à 10 min max
Sans parler (très important !), chaque personne prend un post-it et le colle sous l’unité qu’il estime la plus juste.
Une fois que toutes les stories sont positionnées sous une unité, l’animateur note la valeur sur chaque post-it.
Round 2 / Durée 5 à 10 min max
Toujours dans le silence, chacun peut déplacer un post-it sous une autre unité s’il estime que la valeur initiale n’était pas correcte.
A la fin du round 2 l’animateur note la nouvelle valeur sur chaque post-it.
Toutes les stories qui n’ont pas changé de valeur sont mises de côté.
Round 3 : Durée 5 à 10 min max
L’heure est maintenant à l’échange. Les participants doivent s’entendre sur une valeur finale à donner aux stories qui ont changé de colonne.
Et voilà en 30min vous avez une idée de la complexité des items de votre backlog.
Retour d’expérience
Cette méthode permet de faire gagner du temps à l’équipe tout en donnant un résultat pertinent. En effet, il ne s’agit pas d’évaluer précisément chaque item mais bien d’avoir une première idée de la complexité. Il ne me semble pas pertinent d’attendre un engagement de la part de l’équipe. Une fois les stories « ready », elles seront évaluées plus finement lors du sprint planning.
Lors de ma précédente mission, cet atelier s’est déroulé après 2 sprints afin de démontrer que le backlog était bien trop ambitieux par rapport à la date de mise en service souhaitée. J’ai également utilisé l’extreme quotation dans le cadre de la construction de la roadmap à moyen terme du produit sur lequel je travaille actuellement.
Enfin j’ai trouvé le format dynamique et amusant. En résumé, un outil à ajouter absolument à sa toolbox de Product Owner.
