Al documentar tu producto, uno de los mayores retos es asegurarse de que la documentación no solo sea útil, sino que también sea leída y utilizada por los equipos relevantes. En este capítulo exploramos estrategias efectivas para promocionar y validar la documentación dentro de la organización, asegurando que llegue a las audiencias correctas y fomente la participación activa de los stakeholders en su desarrollo y mejora continua.
¿Cómo consigo que me lean?
Entramos en la fase de validación del contenido. Para ello, hay que presentar la documentación de tu producto a los equipos. Puede ser mediante un mensaje en el chat de la empresa, pidiendo un huequito en la newsletter o montando una reunión.
Eso sí, si vas a organizar un evento para enseñar la documentación, que tenga sentido: si tu trabajo principal ha sido ordenar y estructurar, céntrate en mostrar cómo se navega por la documentación. Si le has dado “un lavado de cara” hazla divertida y ligera para que les entre curiosidad y vayan a consultarla.
Pero si te has pegado el curro de elaborar el contenido, puedes hablar con los distintos equipos interesados en leerla, publicándolo en los canales de comunicación para que ahí mismo comenten qué les parece.
A partir de ahora, lo importante es empoderar a La Audiencia a darte feedback e información que contribuya a una documentación relevante y realmente útil. Evidentemente puedes presentarla antes de haber acabado: una parte de la documentación siempre está “viva” por lo que es bueno elegir empezar a promocionarla cuando la estructura y formato están claros, y hay algo para leer. Pero como apuntábamos, si indicas qué partes están en “borrador”, tendrás informados a tus lectores sobre el estado del contenido.
Que no te dé vergüenza anunciarlo en un par de canales de la organización, eso da visibilidad a tu trabajo y sobre todo envía el mensaje de que ahora hay una fuente de información fiable y que no hace falta preguntar a tal o cual stakeholder. Tu objetivo es que se visite el espacio de documentación: durante onboardings, post-mortem, sesiones de ideación…
Por ponerte un ejemplo…
Normalmente he promocionado la documentación usando Slack y he ido enlazando en emails, tickets de Jira y otros foros el contenido relevante para que poco a poco la gente se familiarice con entrar ahí a consultar y actualizar.
Pero a modo de anécdota, hace unos años monté un blog (sí, has leído bien) documentando todos los procesos en una startup y para presentarlo, convoqué al equipo entero. En una landing page había creado varios journeys (Soy Customer Support, soy Fulfilment Specialist, soy Account Manager…) Sin haberlo preparado, le pregunté al jefe de Operaciones que entrara y buscase información que yo le iba preguntando. Una especie de user testing o role play para que fuese navegando por la documentación y encontrase las respuestas a datos que se habían preguntado a menudo en el chat. Esto generó curiosidad entre compañeros para ver cómo era el journey de otro rol que no fuera el suyo.
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