Como director de orquesta de tu producto, estás en el corazón de las interacciones con tu equipo y los stakeholders. Debes asegurar una buena colaboración y de un funcionamiento eficaz y agradable del equipo. Muchas de tus actividades te exigirán dominar habilidades como la escucha, el liderazgo y la comunicación.
Colaborar eficazmente con tus stakeholders
Identificar y mapear a los stakeholders clave
Como Product Manager, tu primer paso para colaborar eficazmente es identificar a las partes interesadas más relevantes. Estos pueden incluir:
- Los stakeholders externos: usuarios del producto.
- Los stakeholders internos: Líderes de Producto, marketing, equipo comercial, soporte, finanzas, legal u otros equipos de Producto.
Para gestionarlos adecuadamente, utiliza herramientas como la matriz poder-interés de Ackermann y Eden, que te ayudará a categorizar a los stakeholders en:
- Los jugadores son las principales stakeholders con las que trabajas estrechamente, porque tienen un gran interés en lo que tú y tu equipo hacéis. También tienen una gran capacidad para influir en tus decisiones. Participan en las actividades de discovery y te transmiten directamente sus peticiones.
- Los creadores de contexto tienen un gran poder, pero un interés directo limitado en tu producto. No participan en el día a día, pero debes asegurarte de que están satisfechos y consultarles sobre las decisiones importantes.
- Los sujetos muestran un gran interés por tu producto, aunque tengan poca influencia. Son tus embajadores. Al involucrarlos en tu proceso, pueden convertirse potencialmente en actores. Si los dejas fuera, los convertirás en multitud.
- La multitud tiene poca influencia y poco interés en tu producto. Puedes limitarte a informarles.
En resumen, el mapeo te permite dirigir el nivel de implicación de tus stakeholders para comprometerlos en los temas correctos, en el momento adecuado, y obtener el apoyo de las personas adecuadas en las decisiones correctas.
La Matriz Poder - Interés
Este artículo es un extracto del libro:
Decir "no" con diplomacia
Tus stakeholders, y especialmente los players, regularmente presentan nuevas solicitudes. Éstas se transmiten a menudo con urgencia, en función de las noticias de la empresa, la actividad del negocio o los cambios regulatorios. Por ejemplo, el equipo de ventas puede pedirte que realices una evolución del Producto para firmar rápidamente un contrato con un cliente importante, sin olvidar al departamento legal que puede solicitarte una evolución del RGPD que debes tratar con urgencia... Dado que la capacidad de producción del equipo no es extensible, debes asegurarte de:
- Entender bien los desafíos de las solicitudes, especificándolas e identificando su criticidad. Pregunta: “¿Para quién? ¿Por qué? ¿Por qué ahora? ¿Qué pasa si no hacemos nada?”.
- Tomar las decisiones correctas e informar de ellas a los stakeholders. A menudo tendrás que rechazar ciertas peticiones, aunque provengan de la dirección. Saber decir no es una habilidad esencial que debes dominar. “No, no todo es para ahora”;
“No, esa funcionalidad no necesariamente tiene su lugar en esta versión, o incluso en el producto”, “No, no habrá milagros y la fecha de entrega no se adelantará por arte de magia”: estos son algunos mensajes que debes comunicar con diplomacia. Nunca olvides que tú eres el guardián del valor del producto. Tu rol es asegurarte de la coherencia de las evoluciones con los objetivos del producto. Aquí hay algunos consejos para decir no con diplomacia:
- No digas que no demasiado rápido.
- Pregunta por qué (no pases al siguiente paso si no sabes el porqué).
- Reformula la petición.
- Comparte nuevamente los objetivos del Producto.
- Apóyate en tu priorización.
- Fomenta la colaboración.
- Ofrece perspectivas.
Comunicarse y mantener transparencia
La comunicación efectiva con los stakeholders es clave para alinear expectativas y garantizar el éxito del producto. Implementa estos rituales para mantener un flujo constante de información:
- El kick-off. Ya sea al inicio de un trimestre, en el lanzamiento de un nuevo producto, una funcionalidad o una asociación importante, te aconsejamos realizar un kick-off para presentar los objetivos, el roadmap y las diferentes etapas a las personas involucradas. Esta reunión es un punto de información que permite alinear a todos los stakeholders.
- La review. Este ritual te permite comunicar sobre las nuevas funcionalidades, informar sobre las próximas etapas y recoger feedback.
- Los puntos de sincronización. Una reunión regular que te permite tener un intercambio privilegiado en un comité más pequeño con un servicio, un grupo de stakeholders o una persona. Es la ocasión para tratar las nuevas solicitudes y responder a las preguntas de manera más detallada.
Adicionalmente, proporciona acceso a documentación actualizada, como resúmenes de avances, roadmaps visuales y reportes de entrega. Asegúrate de que sean claros, concisos y comprensibles para todos los stakeholders.
Fomentar la colaboración en tu equipo
Liderazgo sin jerarquía
En general, como Product Manager del equipo, adopta, al igual que los desarrolladores, los valores de Agile, que incluyen la colaboración y la ayuda mutua. Como no tienes una relación jerárquica con el equipo, debes adoptar una postura de coach en lugar de manager. Se trata de motivar dando dirección, asegurándote de que los recursos se utilicen correctamente para servir los objetivos y permitir que el equipo sea autónomo para tomar las mejores decisiones. También, como señala Marty Cagan en su best-seller Empowered, tus batallas son asegurarte de tener:
- Un buen alineamiento con el equipo.
- Un buen nivel de autonomía.
Este rol puede ser difícil de asimilar, por lo que te aconsejamos algunas acciones:
- Estar presente para el equipo. Has realizado un esfuerzo importante de definición y preparación, pero recuerda que sin el equipo (Product Designers, desarrolladores...) no lograrás cruzar la línea de meta. ¡La resolución de problemas es un deporte colectivo! Por lo tanto, permanece disponible para ayudar a tu equipo al máximo.
- Demostrar adaptabilidad según las circunstancias. El equipo te otorgará su confianza más fácilmente si siente que puedes adaptarte rápidamente y que eres capaz de proponer alternativas.
- Comunicar la información clave a tu equipo. Los desarrolladores no son simplemente ejecutores. Cuanto más los involucres en problemas con elementos de contexto, más compartirán los objetivos a alcanzar y los progresos, y más se sentirán parte integral del éxito del producto.
- Hacer brillar a tu equipo. Tendrás que ser más visible que el resto del equipo y ante los stakeholders. Por lo tanto, es importante recordar que los éxitos del producto son el resultado de un trabajo colectivo. Por ejemplo, no olvides mencionar a los desarrolladores que han contribuido a los éxitos en tus comunicaciones y durante las reviews.
Niveles técnicos en Product Managers
Estas son preguntas que muchos Product Managers pueden hacerse: “¿debo dominar los fundamentos del desarrollo? ¿Es importante poder manejar API? ¿Debo poder hacer consultas SQL en la base de datos?” En resumen, ¿qué nivel técnico debo tener?
Tener afinidad por los temas técnicos es importante, pero no necesariamente debes dominar esas habilidades. Tu día a día es colaborar con los desarrolladores en funcionalidades de Producto, entender las restricciones técnicas y tomar decisiones. Presta atención a las conversaciones técnicas para detectar señales débiles sobre el trabajo a realizar: una funcionalidad requerirá un esfuerzo significativo de mantenimiento, una solución alternativa podría reducir la complejidad técnica... Para ello, debes ante todo ser curioso, saber cómo está construido tu producto y entender los conceptos técnicos principales (el front-end, el back-end, las APIs).
También debes sentirte cómodo discutiendo soluciones técnicas con los desarrolladores, alternando entre un vocabulario de negocio y un vocabulario técnico para asegurarte de la correcta comprensión.
Finalmente, es importante entender las dificultades del desarrollo. Ten en cuenta el problema del cambio de contexto. Adentrarse en un tema para comenzar a desarrollar lleva tiempo y los cambios frecuentes de temas afectan la concentración y la eficacia. Ten en cuenta que molestar a un desarrollador, incluso por 5 minutos, costará más que solo 5 minutos...
Además, la multitarea y la acumulación de temas son fuentes de ralentización en el desarrollo. Por eso es importante centrarse en los temas y retrasar algo si es necesario.
Mejorar el rendimiento del equipo
El equipo de Producto debe entregar valor lo más rápido posible. Por lo tanto, es el motor del producto y su buen estado influye en su rendimiento. Sin esto, no se puede avanzar. Por ende, hay que cuidarlo y hacer todo lo posible para evitar que los engranajes se atoren. Asegúrate de:
- Que cada persona se sienta escuchada.
- Entender que la mejora continua de la calidad o las interacciones entre las personas son temas esenciales.
- Inculcar una dinámica colectiva.
- Reaccionar cuando el equipo encuentre dificultades.
La retrospectiva es una forma sencilla de trabajar en este tema. Durante la retro, el equipo identifica los elementos del proceso de desarrollo que han funcionado bien y aquellos que necesitan mejora. De esta manera, el equipo construye un plan de acción de mejora que se compromete a implementar en el próximo ciclo. Para aprovechar plenamente los beneficios de la retro, es necesario establecer un clima de confianza. Debes crear un ambiente donde el equipo pueda intercambiar abiertamente. Para lograrlo, puedes utilizar distintos formatos. Aquí hay algunos ejemplos:
- “Mad, Sad, Glad”.
- “Start, Stop, Continue”.
- “4 L: Liked, Learned, Lacked, Longed for”.
- El “Speed Boat”.
Establece un plan de acción concreto al finalizar cada retrospectiva y asegúrate de que las tareas priorizadas se integren en el backlog del equipo.
Consejos prácticos para trabajar con stakeholders y equipos
- Organiza reuniones individuales al inicio de tu rol para conocer a los stakeholders y miembros del equipo.
- Promueve la transparencia y rompe los silos, invitando a los stakeholders a interactuar directamente con el equipo.
- Incorpora acciones priorizadas de retrospectivas al backlog para garantizar su implementación.
- Utiliza herramientas visuales como mapas de stakeholders y roadmaps para alinear expectativas.
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