Alexandre Dury, Product Ops et consultant chez Thiga, a mis à l'épreuve Jira Product Discovery chez Decathlon Digital. Mais quel est le véritable potentiel de cet outil ? Simplifie-t-il vraiment la collaboration ? Découvrez son verdict à travers ce retour d'expérience.
Trouver l’outil idéal pour nous aider dans notre quotidien de Product Manager (PM) est une quête constante. Des outils, il en existe des centaines, plus ou moins adaptés selon les objectifs et les organisations. Le but est souvent le même : gagner en productivité tout en collaborant efficacement. Le piège ? Cumuler les outils (et aussi les coûts).
J’arrive début 2023 chez Decathlon Digital en tant que Product Ops au sein du “Product Office”, une équipe dédiée aux initiatives transverses, ayant pour mission de “booster la valeur des équipes de Decathlon Digital en structurant et en consolidant l'expertise Produit.”
On m’attend principalement sur le pilier “Pratiques” du framework maison de chez Thiga, les 4P du Product Ops. Un sacré challenge à l’échelle d’au moins 300 Product Managers ! Mais ayant toujours aimé la mise en place d’outils dans mes expériences passées de PM, je suis impatient de m’atteler à la tâche !
Chez Decathlon, les PMs et les Product Designers organisent leur discovery et leurs roadmaps avec plusieurs outils différents comme Airtable, Productboard, Confluence ou Jira Software… Avoir autant d’outils représente un vrai challenge pour une telle organisation. En effet, les coûts ne sont pas optimisés, les pratiques sont très diffuses et la donnée n’est pas centralisée. Mon objectif est donc de :
- Permettre aux PMs d’ancrer les bonnes pratiques de discovery.
- Sélectionner un outil pour permettre aux équipes de mieux collaborer ensemble.
- Rationaliser les coûts en choisissant un seul outil.
Si des équipes avaient déjà fait un benchmark sur plusieurs outils dédiés à mon arrivée, ils ne répondaient pas à tous les besoins (notamment des problèmes de scalabilité, et de synchronisation avec Jira). En parallèle, Atlassian venait de lancer Jira Product Discovery (JPD) en bêta et certains PMs de Decathlon commencent à l’utiliser en y voyant un potentiel certain. Mais que vaut vraiment ce nouvel arrivant sur le marché ?
Conçu par Atlassian, il est le petit frère de Jira (de son nom complet Jira Software) que vous connaissez sûrement. L’outil permet aux équipes de gérer les idées d’évolution Produit avant de passer en delivery. Dans les grandes lignes, il permet de capturer des idées, les prioriser et les traiter en discovery, mais aussi de partager des roadmaps ou release plans.
Dans ce cadre, je prends contact avec les PMs qui ont déjà commencé à utiliser la bêta, accessible gratuitement, pour identifier leurs pratiques et avoir leurs insights. Je veux me forger des convictions ! Pour cela, je décide d’utiliser l’outil pour mes propres besoins de Product Ops, en détournant un peu son usage. J’échange également avec les équipes d’Atlassian pour bien comprendre leur vision, leur partager mes ressentis et vérifier que les évolutions prévues de l’outil répondent bien aux besoins de l’entreprise sur le long terme.
Au-delà des fonctionnalités de l’outil, Jira Product Discovery a des arguments à faire valoir:
- Sa scalabilité à l’échelle de l’organisation. Nous avions besoin d’un outil permettant de faire collaborer plus de 100 équipes Produit sans dégrader les performances de l’outil en question ni exploser les coûts de licenses.
- L’interopérabilité avec Jira Software. Les deux outils étant dans le même écosystème, l’intégration est très bien faite.
- Le prix et la mise en place des licences. Decathlon étant déjà équipé avec Jira Software, l’ajout de ce nouvel outil était très compétitif.
Au fil des semaines, l’outil est testé par plus de 100 utilisateurs afin de valider qu’il répond bien à leurs besoins au quotidien. Voici la synthèse des avantages et inconvénients identifiés.
Les avantages de Jira Product Discovery
🎡 L’interopérabilité avec Jira Software permet de rester au sein du même écosystème et tout au long du workflow de PM. La possibilité de faire des liens nativement est un avantage indéniable. Les équipes peuvent créer/recevoir des “idées” dans JPD (l’idée est l’objet central de l’outil), travailler sur cette idée jusqu’à ce que sa discovery aboutisse, puis la lier à un Epic côté Jira Software pour piloter son delivery directement depuis JPD. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble et des barres de progression pour piloter et visualiser l’avancement des différents sujets, ce qui est très utile pour des Lead PM, Group PM, VP Product…
🤗 La possibilité de partager des vues (roadmap, formulaire de demande, release plan par exemple) à des personnes sans qu’elles aient besoin de payer une licence est un vrai plus. En effet, dans JPD, seules les personnes pouvant éditer les vues et les idées doivent avoir une licence payante “Creator” : les autres licences “Contributor” sont gratuites et (presque) illimitées si les utilisateurs ont déjà accès à un produit Atlassian. On peut facilement donner de la visibilité à ses parties prenantes, et ce sera encore plus facile avec le futur rôle “Stakeholder” sur lequel les équipes Atlassian travaillent..
⚙️ Un plugin Chrome et des extensions pour Microsoft Teams et Slack permettent, à tout moment, de capturer un élément intéressant d’une page web ou d’une discussion par exemple, afin d’en garder une trace et de les prendre en compte dans la discovery d’une idée que l’on est en train d’adresser.
Les inconvénients de Jira Product Discovery
🚧 Les roadmaps restent assez limitées et simplistes. Cela peut s’avérer utile pour des petites équipes, mais dans d’autres contextes il n’est pas possible de représenter les dépendances. On peut donc vite être limités. Également, on ne peut pas y représenter facilement les OKR et surtout leur niveau d’atteinte. Chez Decathlon, le 1er objectif de l’outil n’est pas le roadmapping, cet inconvénient est donc “accepté”, tout en espérant des évolutions futures (ou l’interopérabilité avec Jira Advanced Roadmap, par exemple).
🤔 L’élément central de JPD est “l’idée” (à l’image d’un “ticket” côté Jira Software). De la petite idée à une vraie opportunité qu’on est en train d’adresser, cela reste le même objet. Il faut donc prendre soin de bien configurer son workflow et ses vues. Aussi il faut correctement prendre en main la fonctionnalité de “fusion” pour garder une bonne visibilité et ne pas tout mélanger. Il n’y a pas “d’inbox” comme dans Productboard (pour le moment) et les insights ne se transfèrent pas lorsqu’on fusionne 2 idées. Si on ne s’organise pas bien dès le départ et qu’on n’évangélise pas sur les bonnes pratiques, on peut vite se perdre dans cet océan d’idées…
🧒 C’est un outil jeune et donc imparfait par définition. Il a besoin d’encore un peu de temps pour être totalement mature, répondre à plus de besoins et résoudre ses quelques bugs.
Au bout de quelques mois de tests et d’échanges, une majorité de mes interlocuteurs semblent satisfaits et convaincus par l’outil, mais je cherche à savoir s’il en est de même à l'échelle de tous les testeurs. J’envoie donc un questionnaire à tous les Product Managers qui l’ont utilisé au moins une fois dans les 60 derniers jours : “Si demain on devait arrêter l’outil, quel serait l’impact sur votre quotidien ?” Quelques jours plus tard le verdict tombe : avec une moyenne de 7 /10, l’impact serait important.
Mon objectif était d’avoir un résultat assez élevé pour donner du poids à mon argumentaire afin de négocier un nombre suffisant de licences au budget 2024 : me voilà rassuré !
À titre personnel et en tant qu’amoureux des outils, la découverte de JPD a été une très bonne surprise ! Bien qu’étant jeune, sa qualité et sa flexibilité lui donnent un potentiel certain et je ne serais pas surpris de le voir de plus en plus présent chez mes futurs clients. Signe d’une attraction grandissante, plusieurs consultants de chez Thiga viennent régulièrement me voir pour me demander un retour d’expérience et des conseils car leurs clients testent l’outil.
Pour conclure, voici mes 5 astuces pour tirer un maximum profit de Jira Product Discovery:
- Utilisez le plug-in Chrome pour ajouter les insights rapidement depuis n’importe quelle page web et connectez Slack/Teams pour envoyer des insights dans une idée existante.
- Usez du partage des vues pour facilement communiquer les roadmaps aux parties prenantes.
- Soyez rigoureux sur le paramétrage de votre workflow et la configuration des vues associées, en ajoutant “à quoi sert cette vue”.
- Pensez à bien fusionner vos idées lorsque vous avez des doublons, pour ne pas vous y perdre.
- Utilisez les templates pour aider au remplissage des idées et garantir un format uniforme.
Pour en savoir plus : télécharger notre framework Les 4P du Product Ops
