Onboarding de Airtable o cómo incrementar la Activación un 20%

Analizamos el wizard inmersivo de Airtable

Airtable, una de las 20 mejores empresas B2B SaaS en el ranking mundial, ha modificado por completo el proceso de onboarding para los usuarios que se dan de alta en su herramienta recientemente.

¿Qué es Airtable?

Airtable es una plataforma online para crear y compartir bases de datos. Gracias a su formato tan parecido a una hoja de cálculo, permite almacenar, organizar y relacionar la información sin necesidad de conocimiento de SQL.

Con un nuevo y brillante wizard inmersivo rediseñado con el objetivo de mejorar la tasa Activación de usuarios han logrado no sólo incrementar un 20% la tasa de activación, sino también que este proceso guiado de onboarding sea considerado como uno de los mejores del momento. Al menos, para nosotros.

En este artículo vamos a analizar el proceso de onboarding de Airtable y no sin antes explicar qué es eso de la Activación.

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Qué es la Activación

La Activación es el preciso momento en el que el usuario descubre el valor que ofrece el producto por primera vez. Se conoce también como el "Momento Ahá!", porque es en ese instante cuando el usuario se da cuenta del porqué de usar el producto.

Está estrechamente relacionada con la Retención, puesto que los usuarios que han encontrado valor en el Producto, son los más proclives a volver a utilizarlo.

La Activación es una de las 5 Métricas Pirata y se mide con los usuarios que han realizado la acción -o acciones- clave para entender y encontrar el valor que ofrece el producto. Esta métrica representa la medición del valor real.

Permíteme que haga aquí un inciso para diferenciar a un usuario activo de un usuario activado.

Un usuario activo es el que realiza diferentes acciones significativas pero con una mentalidad, digamos, exploratoria.

Un usuario activado es el que ha logrado pasar ese punto de inflexión, el Momento Ahá!, ha asimilado el valor del producto, confía en él y está en disposición de adoptarlo.

¿Y cuál es la acción clave que genera usuarios activados?

La acción clave que genera usuarios activados parece algo muy serio. Y realmente lo es. Es fundamental que sepamos qué acciones o funcionalidades son las que activan a los usuarios de nuestro producto y por tanto generarán una mayor retención a largo plazo.

Ojo, a veces no es solo una acción sino una suma de varias de ellas, o incluso la suma de una acción a un período de tiempo determinado.

Lenny Rachitsky y Yuriy Timen realizaron una encuesta a más de 500 responsables de producto a nivel mundial y descubrieron las acciones más comunes de activación en los diferentes tipos de producto así como la tasa de activación de cada uno de ellos.

Estos son los resultados:

Si nos centramos el caso concreto de Airtable y según Lauryn Isford, la anterior Head of Product Growth, su hito de activación general es Multiusuario activo la semana 4 (W4MUA Week 4 Multi-User Active).

Aunque es su métrica de activación más importante, no es la única que tienen en cuenta, forma parte de un total de cuatro métricas objetivo que miden tanto a los usuarios como a los espacios de trabajo. Veamoslas:

3 Métricas a nivel de usuario:

1 Métrica a nivel de espacio de trabajo:

Según Lauryn, este enfoque de 4 métricas confiere al equipo de Activación libertad para trabajar en las mejoras del onboarding, ya que los experimentos para probar cambios significativos, arrojan valiosos aprendizajes sobre qué métrica suben o bajan como consecuencia de dicho cambio. Por ejemplo, “¿este experimento ha mejorado la sofisticación a costa de la colaboración?”.

Además de poder disfrutar como usuarios del Proceso de Onboarding de Airtable, con este breve contexto que acabamos de ver ya estamos también en disposición de poder analizarlo y disfrutarlo como Product Managers.

Soy Product Manager, pienso como Product Manager.

Let’s go!

Onboarding de Airtable

Este es Airtable cuando no tienes ningún espacio de trabajo creado.

Aunque a simple vista parece intuitiva, veamos cómo han solucionado el síndrome de la hoja en blanco.

Pero, vayamos por partes.

Lo primero que vamos a hacer es registrarnos.

La acción principal en su home está clara: Sign up for free.

Nada más pasar un breve trámite de registro, ya vemos que esto es “diferente”.

La pantalla aparece dividida en dos partes.

Este es el Wizzard inmersivo del que hablábamos al principio. A la izquierda Airtable nos irá preguntando cosas, y a la derecha, iremos viendo reflejado el resultado de lo que vamos respondiendo. Airtable nos libera así del síndrome de la hoja en blanco, ocultando un espacio de trabajo vacío, y acompañándonos poco a poco en el proceso de construcción para que al terminar, nuestro espacio de trabajo, personalizado, tenga lo mínimo indispensable para que podamos empezar a trabajar.

Otro punto interesante es que no dan puntada sin hilo. Todas y cada una de las preguntas que irán apareciendo tienen un objetivo: Mejorar la tasa de activación.

Ya de entrada, aparece nuestro nombre y se deja entrever que falta información por rellenar. Lo que da pie a formular la primera pregunta:

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¿A qué equipo perteneces?

Toda una declaración de intenciones. Airtable sabe que necesita a dos personas mínimo trabajando en un espacio de trabajo para mejorar la tasa de activación, como hemos visto antes, y por tanto busca y segmenta a usuarios que trabajan en equipo.

Una vez hemos seleccionado el equipo, éste aparece en la parte derecha de la pantalla, justo debajo de nuestro nombre que a su vez ahora está acompañado de un icono acorde con el tipo de equipo seleccionado. Personalización.

¿Quién más trabaja en tu equipo?

Claro, si trabajas en equipo, es obvio que habrá más gente en el equipo, ¿verdad? ¿Quiénes son? Airtable los quiere, y los quiere ya ;)

La propuesta de valor que ofrecen para animarte a añadir a más miembros es que trabajando en equipo en Airtable conseguirás terminar más trabajo.

Y por si te lo estás aún pensando, suben la apuesta y te ofrecen 10$ por invitación.

¿He dicho ya que Airtable quiere espacios de trabajo multiusuario?

¿Cómo te gustaría llamar a tu base (de datos)?

En esta pantalla entramos de lleno a personalizar la experiencia empezando por la base de datos. ¿Cómo se llama y qué color te gusta más? ¿Hay algo más personal que eso?

Y aquí un diez al equipo encargado del diseño de interacción porque a medida que vas escribiendo el nombre de la Base de datos, se va actualizando en la parte derecha.

Además, una vez el usuario haya finalizado el wizzard de onboarding y se encuentre cara a cara con la herramienta el aspecto ya le resultará familiar.

Tenemos la base, vamos a por los datos

Fíjate en lo fácil que nos lo pone Airtable para rellenar los primeros datos y al mismo tiempo que nos vayamos familiarizando con el formato de la herramienta.

¿Qué quieres añadir a la base de datos: proyectos, equipos, tareas…? Nos da a elegir entre tres opciones bastante comunes.

Una vez tenemos seleccionado el tema, nos ayuda a recordar de nuevo, ofreciéndonos tres ejemplos, que podemos personalizar con nuestros propios datos. Y por supuesto, todo lo que vamos rellenando se va viendo reflejado en la parte derecha:

El tema de la base de datos se convierte en una pestaña. Projects.

Y cada uno de los proyectos corresponden a una fila.

En nuestro caso, que queremos llevar el control de los cursos de Thiga Academy, hemos seleccionado Proyectos, que será cada una de las ediciones.

Dejándonos guiar por Airtable, empezamos rellenando los 3 primeros cursos.

Y ¡voilá! en la parte derecha aparece la magia.

¿Sobre qué datos quieres hacer seguimiento?

Una vez montadas las filas, necesitamos añadir las columnas. Airtable nos lo pone tan fácil como fácil es dar 4 clics.

Vuelve a optar por facilitarnos el reconocimiento vs la memorabilidad.

Estado, prioridad, fecha, archivos, etiquetas, marcas, responsables… Todo relacionado con proyectos.

Por si nos entra la duda, Airtable nos recuerda que estamos haciendo una configuración básica para empezar, pero que después podremos añadir más columnas.

¿Has visto el título de la página? “Great job! Let’s keep going. ¡Lo estás haciendo bien! Sigue así”. Nada está porque sí.

En nuestro caso vamos a hacer el seguimiento del estado del curso, la fecha de inicio, la fecha de finalización y quién es el encargado de la coordinación.

Es increíble cómo haciendo clic en las etiquetas de la izquierda se van montando las columnas en la parte derecha. Y no solo eso, sino que además, cada tipo de etiqueta corresponde a un tipo diferente de dato.

Y además, Airtable no solo rellena los primeros datos por nosotros, sino que encima, es capaz de diferenciar el tipo de dato y dar formato diferente a cada uno de ellos.

En el caso del campo “Estado”, añade ejemplos de “Done”, “In progress” y “To do”! 🤯

Si no te has enamorado ya de esta herramienta en este punto… ❤️

Que no pare la magia

Airtable nos dice que podemos además, despreocuparnos de ciertos procesos automatizando acciones relacionadas con nuestra base de datos.

Por ejemplo, mandándonos un mensaje a Slack o un email cada semana o cuando se completa una tarea. 💫

En nuestro caso, de momento, con un email cada semana será suficiente.

Visualiza tus datos de la forma más valiosa para ti

Ojo, que esto es una de las ventajas más poderosas de utilizar Airtable respecto a las hojas de cálculo tradicionales. Las diferentes formas de visualizar los mismos datos.

Nos ofrece mostrar los datos como un Tablero Kanban, Calendario, Galería o quedarnos solo con el formato tabla de momento.

Con el “Grid only” nos indican que se pueden tener dos o más vistas de los mismos datos.

Y con el “(for now)” nos indican que no necesitamos decidirlo ahora, podremos hacerlo en un futuro.

Hay más de 4, pero Airtable nos hace conocedores de esta ventaja diferencial permitiéndonos explorar esta funcionalidad aquí mismo y sin riesgo.

Ahora se centra en las formas diferentes de ver los datos, más adelante, nos enseñará cómo cada usuario puede tener permiso de acceso a una vista diferente.

¿Lo podría hacer ahora? Sí. Pero recordemos sus métricas: W2A, W4A, W4MUA.

Hasta la semana 4 no esperan tener multiusuarios activos, por lo que ahora, en este punto es preciso centrarse en un único usuario.

Esta es una de las ventajas que menciona Lauryn Isford de controlar la activación por medio de varias métricas. Te permite o te ayuda a tomar este tipo de decisiones.

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Creando tu primera base

¿Qué viene después de la primera? Sí, la segunda.

Lo que decíamos, no dan puntada sin hilo.

Nuestra primera base de datos con Airtable ya está creada y tiene este aspecto

Fíjate en la esquina superior izquierda. ¿Reconoces el icono? ¿Y el nombre de la Base de datos? ¿Y el nombre de la pestaña?

Y entrando en detalle con la tabla, ¿reconoces los tres proyectos de la tabla y sus datos?

El wizzard ha finalizado y durante el proceso nos ha ayudado a configurar una estructura de tabla sencilla que vemos en pantalla, con las primeras columnas y con ciertos datos ya rellenados, pero el onboarding aún no ha acabado.

En la columna de la derecha nos anima a importar datos de una base de datos que tengamos en formato Google Sheets, Excel, CSV, etc.

A partir de ahora, cada vez que entremos a la herramienta nos irá apareciendo una ventana de ayuda que nos irá guiando en el proceso de seguir ampliando y personalizando nuestra base de datos.

The MOLE

Si lo recuerdas del principio, su 4ª métrica de activación es Tasa de creación y está asociada a los espacios de trabajo. Mide el porcentaje de espacios de trabajo que alcanzan un grado de sofisticación que indica que se ha construido algo sustancial.

Entonces, ¿cómo ayuda Airtable al usuario a subir de nivel para pasar de principiante a intermedio y después a avanzado, para que pueda crear “algo sustancial”?

En la esquina inferior derecha aparece lo que será la ventana de ayuda de ahora en adelante y que nos irá dando buenos consejos mientras exploramos. En Airtable la llaman The MOLE.

Por ir cerrando / Conclusiones

Anteriormente a este nuevo proceso de onboarding, Airtable también contaba con información de ayuda pero aparecía dispersa por diferentes áreas de la herramienta y en momentos en los que no aportaba valor al usuario.

Con este nuevo onboarding compuesto por la columna de incorporación de datos, la ventana de ayuda unificada y sobre todo, por el brillante Wizzard inmersivo, han logrado una subida del 20% en la tasa de activación. 🚀

En palabras de la propia Lauryn, “redujo la carga cognitiva al usuario, lo ayudó a progresar más rápidamente y creó una estructura de la que se benefician más del 90% de los usuarios para poder comenzar a utilizar un producto que es bastante complicado.”

Y a nosotros, ¡nos encanta!

¡Somos Product Managers, pensamos como Product Managers!

Gracias por leer hasta aquí ❤️