Design System : convaincre le top management de sa mise en place

Si l’intérêt de mettre en place un Design System n’est plus à prouver aux yeux des Designers et des équipes Tech, ce n’est pas toujours le cas auprès du top management. Alors quels sont les bons arguments pour les convaincre ?

I - Comprendre les obstacles à l'adoption d'un Design System

II - L’état des lieux de l’existant

• L’état des lieux de votre produit et de votre Design System
• L’état des lieux de vos parties prenantes

III - Montrer les avantages d'un Design System

• Savoir parler le langage des décideurs.
• Des bénéfices pour les équipes techniques
• Des bénéfices pour les équipes Design

Augmenter sa vélocité de 30% tout en garantissant une cohérence visuelle impeccable, quel CPO n’en rêverait pas ? Pourtant, convaincre le top management des bienfaits d’un Design System s'avère complexe malgré les évidents avantages pour les équipes de conception. Comment alors formuler un argumentaire convaincant pour un Design System auprès des décideurs ?

Comprendre les obstacles à l'adoption d'un Design System 

Avant de réfléchir aux arguments à mettre en avant pour débloquer du budget en faveur de votre Design System, il est important de bien comprendre les obstacles les plus fréquents auxquels les décideurs sont confrontés.

Que ça soit un manque de données concrètes démontrant un retour sur investissement, des tentatives passées n’ayant pas démontré de résultats probants ou tout simplement des idées reçues : les freins au financement sont nombreux !

Voici quelques (nombreuses) questions que vos décideurs peuvent se poser et auxquelles il vous faut apporter des réponses :

• Quelle est la réelle valeur d’un Design System et comment fonctionne réellement ?
• Quel est l’investissement à mettre sur la table et quel est son impact sur les résultats à court terme ?
• Comment modifier les méthodes de travail de ceux qui peuvent être réticents face à ce type d’initiative ?
• Pourquoi investir dans un Design System alors que les équipes Design et Tech s’en occupent déjà en parallèle du reste ?
• Comment mettre en place un Design System sachant que l’on n’arrive pas à traiter le legacy technique ?

Cet exercice d’empathie vis-à-vis du top management de votre organisation peut vous aider à trouver les arguments pertinents au regard de leurs propres problématiques et questionnements.

L’état des lieux de l’existant

La première chose à faire avant de prendre rendez-vous avec votre CPO est de faire un état des lieux de l’existant.

L’état des lieux de votre produit et de votre Design System

L’objectif ici est de mettre en avant les gains apportés par votre solution actuelle, mais aussi mettre en lumière les points d’amélioration. Il est important de bien préparer cette prise de parole pour démontrer que vous connaissez votre sujet grâce à une vision claire de l’existant.

Ce travail en amont peut passer par un audit des parcours de votre produit. C’est d’ailleurs ce que suggère Dan Mall, fondateur de la “Design System University” : “Vous pouvez illustrer à quel point une organisation est fragmentée en affichant les incohérences de ses produits sur un grand tableau.”

Pratique pour mettre en lumière tout l'argent et les efforts gaspillés dans la création de produits à partir de zéro, en réinventant inutilement la roue à chaque fois. Cependant, soyez pragmatiques ! Ne passez pas des mois à réaliser cet audit : vous pouvez par exemple illustrer des parcours génériques et faire des extrapolations sur le fait que le reste du Produit est touché par la même problématique.

Si vous avez déjà un système en place, interviewer les équipes est un bon moyen de comprendre comment il fonctionne réellement et surtout comment il est perçu par les différentes équipes. Variez donc les profils à interroger pour avoir une vision holistique du Design System : Product Managers, Développeurs, Designers, Brand Manager...

Mon conseil est de mettre en avant les gains observés que vous apportent votre existant, et qui vous serviront de base pour votre argumentaire.

Et ça commence avec l’estimation des gains de temps apportés (vélocité, réduction de la dette technique,...). Teddy Voisin, Design System Designer chez Backmarket, a réalisé une expérience intéressante il y a plusieurs années : “Chez Gamekult, on a fait un Proof of Concept (POC) pour le lancement d’un nouveau site : on a créé un Design System très basique et on a fait développer le produit deux fois : avec et sans Design System. C’était le moyen le plus simple et rapide de montrer la valeur. Résultat : on était aux alentours de 37% de vélocité en plus !”

La satisfaction des équipes est aussi un excellent argument. Cette fois, Teddy Voisin s’est concentré sur cette métrique : “C’est plus facilement quantifiable que la rapidité d’implémentation avec ou sans Design System. Dans l’absolu, c’est ce qui compte le plus pour nous: proposer un outil interne qui soit apprécié et utilisé par les Développeurs et les Designers.” Il a notamment mené des enquêtes pour mettre en valeur la perception du Design System, son adoption par les équipes (aussi bien Tech que Design et Produit) et ainsi estimer son apport.

L’état des lieux de vos parties prenantes

Autre point important à prendre en compte pour bien comprendre dans quel écosystème vous et votre Design System évoluent, c’est d’identifier clairement qui sont vos parties prenantes.

Les cartographier vous permet :

• D’identifier les responsables du “buy-in” du Design System au sein de votre organisation, mais aussi ceux que vous devez convaincre (sans oublier de trouver des alliés de poids).
• D’interroger ces responsables pour comprendre leur vision.

Si le CPO et le CTO sont souvent les personnes à convaincre - étant ceux en capacité de débloquer du budget pour maintenir le System - il est presque nécessaire d’avoir des sponsors pour rendre crédible la démarche.

C’est d’ailleurs l’avis de Jules Mahé, Design Advocate chez Zeroheight : “Tout dépend de comment la boîte est organisée… Parfois c’est plus piloté par la Tech, parfois par la com… Il y a cependant de grandes chances que vous ayez besoin d’embarquer avec un vous un Head of Design et quelqu’un côté Tech. Mais stratégiquement, à la fin, il faudra avoir dans la poche le Directeur Produit…“

Échanger avec ces profils vous permet également d’identifier les enjeux stratégiques auxquels votre organisation cherche à faire face :

• Le “Time to market” est-il satisfaisant ou est-ce que vos estimations explosent systématiquement ?
• Est-que votre expérience utilisateur est au rendez-vous ou est-ce que vos utilisateurs se plaignent régulièrement ?
• Est-ce que le produit est techniquement performant ou est-il empli de bugs avec une dette technique à rattraper ?

On constate souvent, notamment dans les grandes organisations, que les fonds alloués aux Design System proviennent d'une combinaison de budgets issus de plusieurs entités : la technique, le Produit ou encore le Marketing. Cette stratégie s'avère totalement pertinente, mais nécessite une coordination étroite entre ces différents services. D'où l'importance d'identifier les acteurs clés au sein de l'organisation et d'évaluer leur degré d'influence et d'engagement vis-à-vis de ce projet. Une telle démarche peut vous aider à rassembler les interlocuteurs adéquats pour soutenir cette initiative auprès de la direction, tout en simplifiant le processus d'obtention des financements nécessaires.

Montrer les avantages d'un Design System

Les avantages d'un Design System vous semblent évidents ? Il est tout de même important de les souligner… 

Une communication claire et la simplification des concepts de base sont primordiales. Parmi les bénéfices clés, on peut citer :

• L'assurance d'une cohérence et d'une uniformité dans l'expérience utilisateur sur l'ensemble des produits et plateformes.
• La réduction du temps et des efforts nécessaires pour concevoir de nouveaux produits ou fonctionnalités.
• La facilité de mise à l'échelle à mesure que l'entreprise se développe. 
• L'amélioration de la collaboration entre les différentes équipes, notamment les Designers, les Développeurs et le Marketing.

Cependant, il faut se préparer à être challengé : “Combien ça va coûter ? Qui doit travailler dessus et pendant combien de temps ? Quels bénéfices concrets ?”

Vous devrez trouver des leviers d’action parlants. En fonction de l’instance à convaincre, il vous faudra orienter et utiliser les arguments qui parleront à l’auditoire concerné.

Vous pensez que seuls les arguments de cohérence et d’amélioration de l’expérience utilisateur peuvent vous suffire ? Détrompez-vous… Vous devez être prêt à parler le même langage que vos interlocuteurs en estimant le retour sur investissement, en expliquant les avantages concurrentiels et en montrant de manière concrète l’amélioration de la qualité du produit. N’hésitez pas à vous servir d’exemple de réussite ayant bénéficié de la mise en place d’un Design System. En estimant les gains de productivité pour les équipes par exemple ?

Savoir parler le langage des décideurs.

Côté Produit, des arguments comme l’optimisation des échanges au sein de l’équipe, la stack d’outils unifiée ou encore la documentation claire et partagée sont des arguments intéressants à mettre en avant auprès du top management Produit.

Cependant, c’est principalement l’impact direct sur le delivery qui risque de faire mouche, notamment la vélocité de l’équipe et donc le time to market. Lorsque Thomas Vidal, Head of Product Design chez Accor, travaillait chez Doctolib, il estimait à 30% l’augmentation de la capacité de l’équipe à délivrer de la valeur. Le genre d'arguments auxquels les décideurs sont très sensibles…

L'impact d'un Design System va bien au-delà du simple temps économisé par les équipes dans la création de composants. Il améliore considérablement la collaboration entre les équipes Produit, Tech et Design par exemple. Un Design system robuste et bien documenté sert donc de langage commun à travers l'organisation. C'est un outil référence qui limite les malentendus et les erreurs de communication qui peuvent survenir lors de la conception, notamment grâce à son ensemble de principes et de directives.

Des bénéfices pour les équipes techniques

Les arguments liés à la réduction du temps passé en delivery font mouche également auprès des parties prenantes Tech, mais ce n’est pas tout.

• La qualité et la consistance du code : développés proprement une fois, les composants peuvent être réutilisés par l’ensemble des Développeurs. Cette réutilisation ne réduit pas seulement la quantité de code écrit mais assure également une consistance. On observe donc un code plus facilement modifiable et moins sujet aux bugs.
• La réduction de la dette technique : le code pouvant être réutilisé, moins de temps est consacré à sa réécriture ou à sa refactorisation. Au fur et à mesure que les composants sont testés et itérés, ils deviennent plus fiables. CQFD.

Dans son rapport intitulé “La menace grandissante de la dette technique”, la plate-forme de low-code OutSystems révèle que 69% des leaders Tech voient la dette technique comme une menace limitant leur capacité d’innovation.

Des bénéfices pour les équipes Design

Côté Design, les arguments liés à la vélocité de l’équipe sont également à mettre en avant. Créer des composants modulaires et réutilisables permet d’optimiser le temps passé à concevoir des interfaces. Ce qui libère du temps pour se consacrer sur d’autres activités, discovery, expérimentation, research, qualité des livrables, ....

Une étude menée par Figma (2019) montre que pour un même objectif de création d’interface, les participants qui avaient accès à un Design System le complétaient 34% plus rapidement que s’ils n’y avaient pas accès. Édifiant vous ne trouvez pas ?

Chez Leboncoin, les équipes Design ont pour objectif de moderniser les interfaces afin d’être à niveau des standards du marché. Objectif largement simplifié grâce au Design System ! Cela permet de mettre à jour le produit beaucoup plus facilement et avec le bon niveau de qualité.

Enfin, le Design System permet aussi d’aligner les Designers sur une vision commune et de limiter les différences d’expérience, notamment grâce à la mise en place d’une base de référence commune et mutualisée des composants Design. Ce référentiel commun est un très bon outil permettant de rapprocher les équipes Product Design de la brand et du Marketing par exemple. Cela permet donc de garantir une cohérence de marque plus forte.

Vous l’aurez compris, l'adoption d'un Design System au sein d'une organisation représente bien plus qu'une simple amélioration des processus de Design et de développement. C'est une démarche stratégique qui exige une présentation soignée et des arguments solides pour convaincre les décideurs de son importance. Les avantages, tels que l'amélioration de la cohérence ou l'efficacité ne sont que la partie visible de l'iceberg. La réelle valeur ajoutée réside dans la transformation profonde qu'il opère au sein des équipes, favorisant une collaboration et une communication fluides et efficaces.

Gardez en tête que le succès de votre argumentaire ne repose pas qu’à mettre en lumière ces bénéfices. La clé réside également dans la présentation d'un plan d'action concret, illustré par une roadmap bien définie qui présente les objectifs, les moyens et les étapes à suivre. Cette démarche démontre non seulement une compréhension approfondie des enjeux mais aussi un engagement à fournir une valeur tangible et mesurable à court et à long terme. C'est en venant préparé, avec une vision claire et un plan d'action structuré, que vous pourrez non seulement convaincre mais aussi engager votre organisation dans une voie prometteuse.

Alors, prêts à embarquer vos décideurs dans l'aventure du Design System ? Rappelez-vous, le voyage est aussi important que la destination. Un Design System bien conçu et bien implémenté peut transformer radicalement la manière dont votre entreprise conçoit, développe et livre ses produits.

PS : Si convaincre les parties prenantes, cadrer et initier votre Design System, mettre en place les fondations ou encore faire le faire évoluer à l'échelle vous intéresse, sachez que nous avons une super formation pour ça !

Merci à Frédéric Dardion pour son son aide précieuse lors de l'écriture de cet article.

Plus d’info ici : https://www.academy.thiga.co/fr/formation-initiation-creation-design-system

Pour en savoir plus : téléchargez notre livre Le Product Design dans une organisation Produit