Pourquoi Notion est l'outil que tous les Product Managers attendaient ?

Entre l'idée Produit et le go-to-market, il y a beaucoup d'étapes. Et souvent, le chemin entre les deux n'est pas une ligne droite. En fait, c'est plutôt l'image du labyrinthe qui me vient en tête : problèmes de process, idées qui ne sont pas clarifiées, multiplicité des personnes qui travaillent sur le produit. N’as-tu jamais perdu trop de temps à chercher le bon outil ou le bon document ? Un message dans slack mais pas dans Gdocs ou dans tes mails ?

À force d’utiliser dix mille outils, les erreurs et le temps perdu s’accumulent.

Pour tous ceux qui suivent ma chaîne YouTube, vous connaissez ma passion pour Notion.

Elle est née dans mon quotidien de Product Manager. Et dans cet article, je t’explique comment Notion peut t’aider, toi et ta team.

Des problèmes auxquels tu fais face jusqu'aux bonnes pratiques, on décortique tout ensemble.

Notion résout 4 problèmes que tu rencontres en tant que Product manager

Problème #1 : Tu utilises plein d'outils, et tu as du mal à t'y retrouver 🕵️‍♀️

Les specs sont dans un Google Drive, l’état d’avancement dans Trello, la tech utilise Jira, les retours quantis dans un sheet, les retours qualis via Product board, Intercom ou encore Zendesk. Cette situation te parle ? Tu es... Product Manager ! On adore les outils mais à force de switcher de l’un à l’autre, les informations se perdent.

Un travail de consolidation s’impose et il est souvent du ressort des Product Managers. Comme si tu rangerais la chambre de quelqu'un d'autre, tu vas devoir te charger de tout trier, mettre à niveau, et ça prend du temps (beaucoup trop de temps souvent).

Alors pourquoi ne pas tout regrouper dans un seul outil, en l'occurrence Notion ?

Tu peux y consolider :

• tes Kanban ;
• tes bases de données, notamment des specs ;
• tu peux organiser des pages dans des pages ; et oui, il est même possible d’avoir de grandes pages de projets dans lesquels tu vas insérer des sous-pages de specs, de standards ;
• tu vas pouvoir régler les droits d'accès pour partager et/ou restreindre les pages avec ton équipe ou tes utilisateurs ;
• tu peux mettre des liens sur toutes tes pages ;
• Et bonus, tous les types de docs sont utilisables dans Notion : images, vidéos, schémas, … Au total, plus d'une centaine de types d’embedded sont disponibles !

Base de données de spécifications

Feedbacks de clients

Exemple de kanban

Problème #2 : Tu crées des standards, et personne ne les respecte au bout de six semaines 🤯

Tu es Product Marketing Manager et tu as décidé d’une nouvelle manière de procéder pour ton équipe. Mais seule la moitié des coéquipiers vont avoir vu le nouveau process ?

Tu dois poser les mêmes questions que ton collègue lors d’un call utilisateur parce que sinon, la donnée n'est pas utilisable. Mais tu sais d'avance que ta trame sera modifiée au fur et à mesure des entretiens ?

Notion te donne une solution simple : le template !

Le template te permet de “connecter” ensemble certains modules de différentes pages pour les faire évoluer simultanément quand une modification est apportée sur l’une des pages. Ainsi, si tu modifies les questions sur ta page, ton collègue qui suit le même déroulé, sera immédiatement mis à jour et au courant.

Utiliser les templates de base de données

Problème #3 : Tu partages des outils avec des coéquipiers qui n'ont pas les mêmes besoins que toi 🙋‍♂️🙋‍♀️

Product Managers, Product Designers, Product Marketing Managers, Développeurs : chacun crée ses indicateurs et dashboards en fonction de sa mission. Chacun a, si je puis dire, des lunettes différentes pour voir la même chose. Et c'est souvent d'ailleurs ce qui entraîne une multiplication des outils et des bases de données.

Là, dessus, Notion est game changing !

Tu peux créer une vue différente depuis la même base de données. Ainsi, tu peux créer une vue spécifique pour chaque rôle à partir de données communes. Entre la vue liste, la vue calendrier, la vue timeline, la vue kanban, tous peuvent s’y retrouver et chacun a un dashboard adapté à son activité.

Comment créer utiliser les vues dans Notion

Problème #4 : Tu passes un temps fou à faire des tâches manuelles 👩‍🔧

On passe beaucoup de temps à faire des tâches... automatisables ! Je pense par exemple à l'ajout de verbatims utilisateurs dans un google sheet, des copier-coller de liens de traductions, ou encore de simples relances à tes collègues pour avoir leurs deadlines.

Or Notion va pouvoir se connecter à tous les outils connus d'automatisation comme Zapier ou encore Make (anciennement Integromat) pour pouvoir tout fluidifier et accélérer.

Un exemple de connexion avec Make (anciennement Integromat)

Exemple de connexion avec zapier

Tu as également la possibilité d'utiliser la force des formules pour automatiser pas mal d'affichages comme le pourcentage de complétion d'un projet par exemple.

À ce stade, tu te demandes si Notion n'est pas un outil magique. Je ne réponds pas à cette question, je suis trop biaisé ! Par contre, je peux t'aider à laisser la magie opérer.

Quelles sont les bonnes pratiques sur Notion ? 🧞

Technique #1 : Mapper ses process avant de commencer à implémenter 🗺️

La première fois que tu arrives sur Notion, tu as tendance à te perdre dans son fonctionnement, dans la technique et les bases de données. C'est une erreur ! Il faut que tu prennes le temps de faire des schémas, un mapping, sur Whimsical ou Miro par exemple.

L’objectif, c’est de savoir :

• qui sont les stakeholders impliqués
• d’où vient la data

Tu définis ainsi par avance qui s’occupe des inputs et outputs en jeu. C’est essentiel pour bien visualiser la plateforme à construire. En plus de prendre le temps de le faire, ajoute aussi le temps nécessaire pour faire chacune des tâches.

Une fois que tu as mappé ce process, tu es prêt à l’implémenter dans Notion ! En effet, c’est bien plus simple dans ce sens. Voici l'exemple de mon mapping de process de création de vidéos

Voici une petite vidéo sur le mind mapping qui vous explique comment je fais.

Technique #2 : Commencer par des templates… 📊

Attention, je ne parle pas des mêmes templates qu’au problème #2 !

Il s’agit ici de templates pré-existants dans Notion que l’on peut utiliser lors de la création de n’importe quelle nouvelle page. Cerise sur le gâteau, il existe même déjà des templates de Product Management. Roadmap, user research, documentation, ces modèles sont utilisables et modifiables.

Tu peux alors partir d’un template et le retravailler pour le rendre adapté à ton besoin. Par exemple, depuis le template user research, on peut ajouter du contenu audio, vidéo, voire même lier des google sheets utilisés.

J'ai également mis à disposition la plupart de mes templates Notion (à dupliquer gratuitement) comme le CRM, les barres de progressions, tâches récurrentes.

Technique #3 - Te former toi et tes équipes 🧑‍🎓🧑‍🎓

Partir du principe que "Notion, c'est facile" et l'implémenter dans ton équipe comme si c’était naturel pour tout le monde, c'est une erreur ! N’oublie donc pas de former ton équipe. Pour cela, tu peux utiliser la formation notionfacile.fr qui permet de se familiariser avec l’outil en 4-5 jours.

Tu peux surtout former tes équipes en leur montrant comment faire et en commentant chaque étape du process que tu as mis en place.

Notion est une plateforme super malléable alors pense aussi à faire un doc interne pour expliquer son fonctionnement et la manière de l’utiliser. Car d'une entreprise à l'autre, l'outil peut être utilisé de manière totalement différente.

Technique #4 - Maintenir ⚙️⚙️⚙️

Dernier conseil, il faut penser à maintenir son Notion clair et en ordre. Si tout le monde ne range pas ses cartes, la confusion grandit, l’usage est bien moins facile et on retombe dans les mêmes erreurs d’organisation et de process.

Il est donc nécessaire de responsabiliser les managers de team pour que chacun maintienne un espace propre. Ainsi chacun nettoie sa chambre sans oublier la barre sur la gauche pour rendre la plateforme lisible par tous.

Attention, Notion ne fait pas le café ☕

Tu l’as bien compris, Notion est un outil magique mais il ne fait pas tout. Souviens-toi qu’il faut toujours écrire ses process, former et maintenir sa plateforme si tu ne veux pas vivre dans un chaos numérique.

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