Dès le début de l’aventure Thiga, l’accueil des nouveaux arrivants a toujours été une priorité pour nous ! Lorsque nous débutons, il y a maintenant 5 ans, nous étions peu nombreux et tout semblait alors plus facile ; aujourd’hui l’entreprise est en pleine croissance et les effectifs grandissent à vue d’oeil. L’onboarding des Thiguys & Thigirls prend une autre ampleur et représente toujours pour nous, de grands enjeux. C’est pourquoi nous avons décidé de nous pencher sur la question et de partager cette expérience avec vous !
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Septembre 2019, le seuil des 70 salariés est atteint, l’avenir est prometteur… c’est ici que nous commençons le bilan de cette étape cruciale dans la vie d’un salarié : l’ONBOARDING !
L’onboarding, c’est le premier jour, le premier contact, les premiers instants, la suite du process de recrutement, un nouveau départ… bref c’est un moment à ne pas négliger !!! Comme le dit l’adage : “on a l’occasion de faire une première bonne impression qu’une fois”
Mais puisque c’est si important : sommes-nous irréprochables ? Savons-nous faire de ce moment un succès à tous les coups ? Avons-nous réussi à faire évoluer nos pratiques aussi vite que l’entreprise grandit ?
Le suspens est à son comble ! Nous répondrons en disant que … Pas complètement irréprochables, un succès pas atteint à tous les coups, pas forcément au même rythme ! Alors commençons par observer ce qui fonctionne jusqu’à présent, ce que l’on doit améliorer et par conséquent ce qu’on a choisi de faire !
Passons au crible notre onboarding
Aujourd’hui, on peut découper notre onboarding en trois phases :
1ère étape : Le Thiguy ou la Thigirl est sur le point de nous rejoindre
Ca y est toutes les étapes du process de recrutement sont terminées, les pages du contrat de travail sont paraphées, leur première rencontre peut-être programmée ! C’est avec notre super Sales Team qu’il débute. L’objectif ? Faire connaissance et comprendre les attentes du futur consultant. Cette phase est primordiale pour mesurer l’appétence et l’adéquation du Thiguy avec sa mission : contexte, secteur d’activité, type de produit etc. Suite à cela, c’est parti le travail d’équipe commence avec la refonte du CV et ensuite la présentation de quelques missions qui pourraient lui plaire. Bien préparer son arrivée, nous permettra de lui trouver des pistes sérieuses de missions lorsque le Thiguys sera définitivement arrivé chez nous.
On poursuit les présentations et cette fois, place au People Manager. A l’occasion d’un café ou d’une déjeuner, l’objectif est de faire connaissance et de permettre au manager de comprendre le parcours du consultant.
Evidemment, le futur arrivant fait déjà parti de la famille Thiga et est convié à tous nos événements et nos rituels internes afin qu’il participe à la vie de l’entreprise avant leur arrivée.
2ème étape : Welcome, Bienvenue, Willkommen!
DRIIING !!! C’est la rentrée, le Thiguy se lance dans sa nouvelle aventure !
Pour l’accueillir comme il se doit, un petit cadeau l’attend sur son bureau. Mais nous n’en dirons pas plus, pour garder la surprise…
Lors de sa première journée, les présentations sont de mises : Fondateurs, Responsable Pédagogique, CMO, COO, DRH… tous les membres du bureau en somme. C’est l’occasion idéale pour le nouveau Thiguy de comprendre les rôles de chacun, nos process, notre histoire, notre organisation. Cela permet également de finir son intégration administrative. Ca y est, il est OFFICIELLEMENT partie prenante de cette belle aventure.
3ème étape : Après 3 mois sur le terrain, qu’en est-il?!
Après 3 mois, nous faisons un bilan et nous demandons au nouveau Thiguy de faire un rapport d’étonnement afin d’avoir son retour sur ses premiers mois chez Thiga et en mission. Ces derniers sont souvent très instructifs, ils sont d’ailleurs la source de cette démarche de questionnement sur l’onboarding.
C’est également l’occasion pour la/le Thigirl/Thiguy d’endosser un rôle secondaire en plus de sa mission. Pour être plus explicite, c’est un rôle qui va lui permettre de s’investir dans la vie de l’entreprise (meetup, organisateur du T-Time, Thigapéro etc..). Pas plus de teasing, on en fera un article à part entière car cela reflète beaucoup notre culture d’entreprise.
Si tout va bien et que tout le monde est content c’est parti pour une belle aventure et la phase d’Onboarding prend fin, place à la vie de Thigirl/Thiguy de tous les jours.
La parole est aux Thiguys & girls : Alors cet onboarding, dites-nous tout ?
On est un peu des puristes du Product Management chez Thiga et on a un peu tendance à se dire que tout est Produit ou Service, du coup on se pose tout le temps des questions et on en pose aux utilisateurs !!! :)
Ça nous éclaire beaucoup, on observe des retours très intéressants sur le “newcomer user journey” et surtout on y trouve des axes de progression.
Je vous cache pas qu’on s’est pris quelques claques quand même, mais vu qu’il ne faut jamais se reposer sur ses acquis : c’est pour la bonne cause !
Au top! Un grand bravo (verbatim) :
“ La prise de contact avec l'équipe commerciale est très bonne. On a l'impression d'être écouté.
Je me souviens d'avoir eu un très bon échange avec Cécilia, détendu, constructif, franc !”
“ J'ai rencontré Claire qui m'a invité au restaurant avant même mon arrivée chez Thiga et j'ai beaucoup apprécié ce process qui m'a permis de me sentir intégré avant de mettre un pied dans l’entreprise”
“ La mission que l'on ma proposée correspondait complètement à mes attentes”
“ Se sentir intégré très rapidement, connaître rapidement des premiers consultants de son équipe pour ne pas se sentir esseulé parmi 70 personnes à notre arrivée, c’est super important”
“Super positif. Stéphane a été très transparent sur la manière dont Thiga est géré au niveau administratif, au niveau global, c'est très appréciable”
“J'ai beaucoup apprécié l’accueil car je ne connaissais pas grand monde et c'est agréable de savoir que l'on est attendu dans un lieu inconnu pour le moment”
Mais alors si on faisait ça, ça serait évidemment encore mieux !
“Je pense que ça serait vraiment une bonne chose d'avoir plusieurs jours chez Thiga avant d'aller en mission pour créer un lien avec l'entreprise et connaître les gens.”
“Le T-Time et les remote days sont des leviers clé de l’onboarding pour rencontrer un maximum de Thiguys et rythmer les échanges, il serait intéressant de les intégrer à la phase l’onboarding”
“ Les rendez-vous sont un peu programmés sur le moment, le processus pourrait être un peu amélioré avec des créneaux précis pour chaque rendez-vous d'onboarding “
“ Peut être qu'il faudrait guider les nouveaux qui ont de l'intercontrat par exemple en proposant une liste d'articles à lire. C'est toujours plus motivant de se sentir utile dans cette période d'attente. “
“ Je pense qu'un onboarding sur les métiers du conseil serait pertinent pour les personnes venant d'autres secteurs pour comprendre : le staffing ; le rythme client / Thiga ; le positionnement et la posture à adopter. “
Bon, notre bilan mitigé
En analysant ces retours, on peut se satisfaire des avis positifs, mais comme cela ne nous ressemble pas de nous arrêter là, on y trouve surtout des pistes d’amélioration :
- Une intégration plus longue pour avoir plus de contacts avec les autres consultants les premières semaines ;
- Une mise en place plus rapide de la dimension pédagogique ;
- Une envie de se sentir utile pendant la période d’onboarding chez Thiga ;
- Avoir plus de clés sur le métier de consultant.
Au boulot, voilà notre onboarding pour 2020
Découvrez ce qu’on teste depuis le mois de janvier, accrochez-vous ça décoiffe !
Une semaine complète d’intégration
Ca sera l’occasion de regrouper les nouveaux arrivants sous forme de “promo” et de proposer un parcours complet :
- Rentrée organisée lors du T-Time ;
- 2 jours de formation PM dès l’arrivée du nouveau Thiguy/Thigirl ;
- 2 jours de rencontre avec les différentes personnes clés du bureau ;
- Présentation du backlog interne qui permettra aux nouveaux Thiguy/Thigirl de s’investir dès le départ sur les sujets en cours.
Une relation Manager/Managé renforcée
Deux rôles ont émergés suite à ce nouveau dispositif d’intégration :
- Les People Manager : A la tête d’équipe de 6 Thiguys, ils sont en charge de les suivre dans leur carrière chez Thiga, de s’assurer de leur épanouissement et de leur montée en compétences. Lors d’un point mensuel avec chaque Thiguy, le People manager recueille leur envie de formation. Ils sont les véritables “ange-gardiens” de nos équipes ! Très attentifs et à l’écoute, ils n’hésitent pas à agir, à solliciter ou même alerter si nécessaire d’autres Thiguys pour l’aider.
- Les Managers de mission : ce sont des experts du Product Management & Product Design qui au regard de leur parcours, interviennent sur n’importe quelle mission afin d’apporter leur expérience, leur savoir et leur posture afin d’aider les Thiguys à résoudre des problématiques pas toujours faciles. Ce nouveau rôle permet de ne pas se sentir seul en mission face à des situations complexes. Un manager de mission sera toujours disponible pour aider nos consultants.
Nous vous parlerons de ces deux rôles plus en détails dans un autre article ;)
Une relation commerciale repensée et plus efficace
Grâce notamment à une meilleure communication entre l’équipe recrutement et l’équipe commerciale, nous connaissons mieux nos nouveaux embauchés. Il est alors plus évidemment d’avoir une vision sur l’ensemble des compétences du Thiguy, grâce notamment à notre framework du Product Management.
Une fois l’embauche faite, l’équipe recrutement prend un moment avec l’équipe commerciale pour parler des profils de la future “promo”. Cela peut paraître anodin mais ce petit échange permet de mieux préparer l’arrivée des Thiguys. De plus, on peut échanger sur les appétences de missions des futures recrues et donc anticiper les actions à mener auprès de nos clients.
De plus, nous communiquons sur l’arrivée de la prochaine Promo sur Slack auprès de l’ensemble des collaborateurs afin qu’ils puissent les identifier. Nous espérons ainsi rassurer les nouveaux dans leur premiers pas chez Thiga.
Ce qu'on retient
Nous avons appris deux choses importantes à travers cet exercice de rétrospective :
Une bonne intégration s’appuie sur deux leviers, l’humain et le professionnel. Bien accueillir un nouveau salarié, c’est d’abord lui permettre de se sentir attendu, de savoir qu’il peut s’appuyer sur d’autres personnes et qu’il ne sera jamais seul.
La deuxième leçon c’est qu’un nouvel arrivant est souvent dans une attente professionnelle forte donc on doit lui montrer qu’il ne s’est pas trompé et qu’il a intégré la bonne entreprise en le projetant sur son futur poste et en lui donnant toutes les clés de réussite.
Maintenant, même si on espère s’être amélioré, nous ne sommes sûrs de rien et nous ne pouvons vous dire qu’une seule chose : rendez-vous dans 6 mois pour un nouveau bilan ! Nos actions auront-elles contribué à mettre en place une meilleure expérience d’intégration ? Un meilleur épanouissement des personnes qui nous rejoignent ? La réponse dans le prochain épisode… en attendant restez connectés !
