Le Lean Portfolio Management est une approche stratégique qui aligne les investissements avec les priorités de l’organisation, afin de maximiser la valeur des développements. Dans cet article, notre expert en organisation Produit Benjamin Danel vous explique comment optimiser la gestion de vos portefeuilles grâce à cette méthodologie agile.
I - Qu'est-ce que le Lean Portfolio Management ?
II - Pourquoi adopter le Lean Portfolio Management ?
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Amener de l’agilité budgétaire pour répondre plus efficacement aux enjeux du moment
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Décentraliser les prises de décisions pour donner de l’autonomie aux équipes
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Donner de la visibilité sur l’avancement des sujets stratégiques : cas concrets
III - L'allocation budgétaire dans le Lean Portfolio Management
IV - Les étapes clés pour mettre en oeuvre le Lean Portfolio Management
V - Outils et méthodologies pour le Lean Portfolio Management
VI - Comment maintenir une gestion efficace sur le long terme ?
VII - Comment se former au Lean Portfolio Management ?
Dans un environnement agile et mouvant, le Lean Portfolio Management (LPM) offre une visibilité continue, une prise de décision rapide et une allocation optimale des ressources. En favorisant la flexibilité, l’amélioration continue, la décentralisation et la transparence, le LPM soutient les organisations dans leur quête d’agilité et d’innovation, essentielles pour rester compétitives. Bien qu’issu du framework SAFe, une méthodologie parfois critiquée, ses principes peuvent être appliqués dans divers contextes pour stimuler la performance et l’adaptabilité.
Qu'est-ce que le Lean Portfolio Management ?
Définition et origines
Le Lean Portfolio Management (LPM), clé de la Business Agility dans le framework SAFe, optimise la gestion des portefeuilles d’initiatives stratégiques en s’appuyant sur les principes Lean et Agile. Contrairement aux approches traditionnelles, le budget initial du LPM est alloué à des chaînes de valeur (Value Stream) et non des initiatives directement.
Objectifs principaux du Lean Portfolio Management
L’approche itérative cadencée par trimestre permet de réajuster régulièrement les investissements faits sur les initiatives. Le LPM s’articule autour de trois dimensions :
- Strategy & Investment Funding pour s’assurer que le portefeuille permet de financer les ambitions stratégiques
- Agile Portfolio Operations pour coordonner et s’assurer du lien avec l’exécution
- Lean Governance pour veiller au bon fonctionnement du portefeuille
Le LPM n’a pas vocation à gouverner tous les sujets développés, mais seulement les initiatives jugées stratégiques.
Pourquoi adopter le Lean Portfolio Management ?
Adopter le LPM est une réponse stratégique aux nouveaux défis des entreprises, où les attentes clients évoluent rapidement et la concurrence exige réactivité et innovation. Contrairement aux approches traditionnelles, le LPM favorise l’alignement constant entre les équipes métiers et technologiques, essentiel pour concrétiser les bénéfices des transformations digitales et agiles.
🤸♂️ Amener de l’agilité budgétaire pour répondre plus efficacement aux enjeux du moment
Le LPM apporte une meilleure visibilité sur le portefeuille grâce à son kanban, permettant ainsi de mieux suivre l’avancement des initiatives stratégiques. Cette transparence aide le management à prioriser efficacement en évaluant les résultats incrémentaux et en ajustant les investissements pour maximiser la valeur produite. Il privilégie également une approche centrée sur la valeur en poussant les équipes à travailler sur les initiatives les plus stratégiques, plutôt que de disperser les efforts sur des projets non prioritaires.
🤝 Décentraliser les prises de décisions pour donner de l’autonomie aux équipes
En décentralisant les décisions, le LPM donne aux équipes l’autonomie nécessaire pour innover tout en restant alignés sur les objectifs de l’entreprise tout en lui offrant une capacité de réaction plus forte.
👀 Donner de la visibilité sur l’avancement des sujets stratégiques
Les entreprises qui mettent en place le LPM, intégré au framework SAFe, accélèrent leur capacité à lancer des produits tout en assurant coordination et flexibilité dans des environnements complexes. En alignant stratégie et exécution, tout en focalisant les efforts sur ce qui compte vraiment, le LPM devient un levier indispensable pour naviguer dans un monde en perpétuelle mutation.
L'allocation budgétaire dans le Lean Portfolio Management
Dans le Lean Portfolio Management (LPM), le budget n’est plus alloué directement à des projets ou initiatives spécifiques, mais aux value streams. Cette approche offre des avantages significatifs : elle accélère la prise de décision en la déplaçant, quand nécessaire, là où se trouve l’information (niveau local), améliore la transparence des dépenses, et offre une meilleure visibilité sur le flux des initiatives grâce au portfolio Kanban. En favorisant aussi des équipes stables et autonomes, le LPM booste la productivité et facilite l’organisation autour des priorités critiques sans escalade managériale.
Se former au LPM est essentiel pour maîtriser les pratiques qui permettent de créer cet alignement stratégique et ainsi délivrer plus de valeur en optimisant ses ressources.
Pour garantir une allocation budgétaire efficace, le LPM SAFe recommande quatre garde-fous :
- Répartition par horizons de temps : répartir les investissements entre court, moyen et long terme pour équilibrer besoins immédiats et santé future du portefeuille.
- Allocation capacitaire : définir une répartition cible entre les catégories de développement pour orienter l’effort (ex: fonctionnalités vs enablers vs dette technique, etc.).
- Seuils pour initiatives locales : permettre la gestion locale de certaines décisions moins importantes pour plus d’autonomie.
- Engagement des Business Owners : s’assurer d’un lien étroit avec les métiers pour garantir l’alignement stratégique.
Les étapes clés pour mettre en oeuvre le Lean Portfolio Management
La mise en œuvre du LPM repose sur cinq étapes clés :
- Aligner : Obtenir l’adhésion des parties prenantes, engager la direction et préparer le terrain en définissant les objectifs du LPM et ses bénéfices attendus.
- Organiser : Identifier les Value Streams pour structurer le portefeuille autour des livrables à forte valeur ajoutée, en dépassant les silos organisationnels.
- Définir la stratégie : Élaborer une vision claire du portefeuille et définir des gardes-fous pour aligner les investissements sur les priorités business, les budgets et la gestion des risques.
- Opérer : Mettre en place un Kanban pour suivre les initiatives stratégiques, autonomiser les équipes, faciliter les premiers meetings et lancer un plan initial itératif.
- Monitorer : Établir des indicateurs de performance pour évaluer l’impact business des initiatives et ajuster continuellement les priorités.
Ces étapes assurent un alignement stratégique durable et une exécution agile.
Outils et méthodologies pour le Lean Portfolio Management
Le LPM repose sur une combinaison d’outils et de méthodologies qui assurent l’alignement entre stratégie et exécution, tout en maximisant la valeur et en mesurant les progrès réalisés.
Le Kanban joue un rôle central dans cette approche. En visualisant les flux de travail, il offre une vue d’ensemble des initiatives stratégiques. Il optimise la gestion des initiatives en limitant les WIP (Work in Progress) et en structurant les étapes du processus, permettant ainsi de prioriser efficacement les efforts et de suivre chaque initiative jusqu’à son aboutissement.
La mesure de la performance du portefeuille est essentielle et se divise en trois catégories principales :
- L’impact : Les Objectifs et Résultats Clés (OKRs) et les indicateurs clés de performance (KPIs) mesurent comment les solutions répondent aux attentes des clients et atteignent les objectifs stratégiques.
- Le flux : Des métriques comme le temps, la charge et la répartition du flux permettent d’évaluer l’efficacité du portefeuille dans la livraison continue de valeur.
- Les compétences : Elles sont évaluées en fonction des trois dimensions fondamentales du LPM : Strategy & Investment Funding, Agile Portfolio Operations et Lean Governance.
Ces outils et indicateurs favorisent une évaluation régulière des progrès vers une véritable Business Agility. Ils permettent d’identifier les axes d’amélioration tout en renforçant un cycle d’amélioration continue, garantissant ainsi que les investissements et les efforts restent alignés sur les priorités stratégiques.
Comment maintenir une gestion efficace sur le long terme ?
Pour maintenir une gestion efficace du LPM, les entreprises organisent plusieurs événements clés, chacun ayant un rôle spécifique :
- La Strategic Portfolio Review trimestriel assure l'alignement continu entre stratégie, exécution et budgets. Elle permet de réévaluer la vision du portefeuille avant chaque PI Planning.
- Le Portfolio Sync mensuel se concentre sur l’avancement opérationnel, l'état des OKRs et des dépendances, et l’élimination des obstacles.
- Le Participatory Budgeting facilite la prise de décision collaborative sur l’allocation budgétaire, ajustée deux fois par an pour maintenir l’agilité financière.
Le Value Management Office (VMO) joue un rôle central dans la facilitation de ces événements. Il coordonne la gouvernance, les budgets Lean, et l’application des pratiques Lean-Agile à travers le portefeuille. Il participe aussi à la diffusion des pratiques réussies, à la mesure de la performance via les OKRs et KPIs, et assure enfin l’alignement entre les initiatives et la stratégie globale de l’entreprise.
Comment se former au Lean Portfolio Management ?
Se former au LPM est essentiel pour maîtriser les pratiques qui permettent de créer cet alignement stratégique et ainsi délivrer plus de valeur en optimisant ses ressources. La formation certifiante SAFe dédiée au LPM permet en 2 jours de maîtriser les points clés du LPM afin de :
- Décrire la gestion de portefeuille et le connecter à la stratégie de l'entreprise.
- Être en capacité d’élaborer une stratégie alignée avec les objectifs de son organisation
- Établir la vision du portefeuille et un plan pour la mise en oeuvre du LPM
- Initier un flux avec le Portfolio Kanban
- Coordonner les flux de valeurs et mesurer la performance du LPM
Cette formation, reconnue internationalement, est désormais au catalogue des formations Thiga Academy et est animée par Renaud Chevalier, l’un des plus grands experts français.
En résumé, le LPM est une approche essentielle pour aligner les initiatives avec les objectifs stratégiques de l'entreprise, favoriser la décentralisation plus améliorer le time-to-market, optimiser les ressources et maximiser in fine la valeur délivrée. Bien que fortement lié à SAFe, des bonnes pratiques issues de cette méthodologie peuvent être utilisées dans d’autres contextes.
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