Las organizaciones de producto en plena transformación deben responder a las expectativas de empleados que desean aprender y progresar. Las comunidades de práctica son una excelente palanca para garantizar esta actualización de conocimientos. ¿Cómo crear y mantener una comunidad de práctica? ¿Cuáles son los errores a evitar? Todos los detalles con ejemplos de TF1 y L'Oréal.
Antes de entrar en el meollo de la cuestión, hay que hacer una puntualización esencial: una transformación exitosa no puede ser el resultado de una decisión impuesta de arriba abajo, sin tener en cuenta las dimensiones humanas y culturales de la empresa. En las organizaciones donde hay cientos de jefes de producto, el coaching individual puede resultar tedioso en poco tiempo. Entonces, ¿cómo crear una cultura de intercambio de conocimientos y utilizarla como palanca para la transformación?
El crecimiento de estas comunidades en Product Management es significativo y es fácil ver por qué: todos buscamos conocimiento. Tenemos acceso constante a mucha información, nuevas tecnologías y prácticas... Lo que puede hacernos sentir desfasados. Las comunidades de práctica son una excelente manera de mantenerse actualizados en un entorno en constante cambio.
🤔 ¿Por qué crear una comunidad de práctica?
Crear vínculos entre iguales
El primer objetivo es poder conocer a tus compañeros. Dentro de una estructura pequeña esto es bastante sencillo. En un grupo grande, tener una visión global es más difícil. Esto se debe a dos razones: los equipos suelen estar divididos en silos y los cargos difieren entre entidades de la misma empresa. Esto hace difícil identificar al homólogo, beneficiarse de sus conocimientos y capitalizar su experiencia. También podemos observar que en algunas organizaciones el contexto del PO/PM puede variar de un producto o entidad a otro. A primera vista, la proyección de experiencias puede parecer difícil de transponer.
Responder a la necesidad de mejorar las competencias
El segundo objetivo es aumentar las competencias de los individuos. La comunidad de práctica tiene la ventaja de poder unir a las personas en torno a un interés común y puede llegar a un público más amplio. Una comunidad eficaz implica una participación activa de sus miembros, lo que permite una mejora global gracias a una dinámica colectiva real.
Armonizar e iterar sobre las prácticas de Producto
Algunas comunidades, a menudo más pequeñas, tienen otra finalidad: se utilizan para alinear o producir activos. El menor número de participantes significa que pueden trabajar colectivamente para mejorar los procesos y las prácticas. Cabe destacar que las comunidades de desarrolladores y diseñadores suelen aprovechar estos momentos para reunirse y compartir el trabajo realizado. En cuanto al Producto, este tipo de reflexión colectiva es mucho menos frecuente y debería tener mayor protagonismo.
🚀 5 consejos para lanzar con éxito tu comunidad de práctica
Tanto si ya tienes una en marcha como si estás en fase de proyecto, aquí tienes nuestros 5 consejos para tener una comunidad de práctica sólida.
#1 Conocer y explorar tu organización
¿Cómo ayudar a una comunidad a crecer? En un grupo en el que no todos tienen el mismo nivel de madurez, es importante reunir a aquellos que desean aprender con los más proactivos. La idea es que los mejores ayuden a los principiantes, quienes, a su vez, les permiten reflexionar sobre sus propias prácticas.
En una comunidad, hay tres categorías de personas:
- Los que poseen el conocimiento que están dispuestos a hablar y compartir sus prácticas.
- Los destinatarios del conocimiento que vienen a aprender pero no se atreven (o no quieren) hablar.
- Los conocedores/destinatarios de conocimientos que alternan ambos papeles en función del tema.
Antes de empezar, es importante identificar a estos poseedores de conocimientos y crear en ellos el deseo de compartir. También hay que saber moderarlos para que no traten únicamente temas de expertos, manteniendo una mezcla de temas inspiracionales y operativos. Hay que tener cuidado de no restringirlos demasiado: sin poseedores de conocimientos, la comunidad corre el riesgo de extinguirse.
#2 Definir el marco y la visión de tu comunidad
Al igual que con un producto, empieza por aclarar la razón de ser de la comunidad, ya que esto influye en tu organización. ¿Es necesario desarrollar competencias, alinear métodos de trabajo, experimentar con nuevas prácticas o crear una cultura de intercambio?
Para averiguarlo, es fundamental identificar a quién quieres incluir. Al encontrar los puntos de dolor de estas personas, se pueden deducir los factores motivacionales que les harán participar de forma activa.
Para empresas como TF1 o L'Oréal, por ejemplo, los objetivos principales eran conectar a las personas y mejorar sus competencias. Para lograrlo, fue necesario crear más momentos de intercambio mientras se seguía inspirando: compartiendo experiencias, problemáticas de priorización, discovery, herramientas internas o incluso IA generativa.
Definir el formato
El formato más habitual es una reunión mensual, que se puede complementar con reuniones trimestrales o anuales dando impulso para el resto del año, como ocurre en L'Oréal.
En TF1, la creación de una comunidad de práctica surgió de una observación: los equipos hablaban poco entre sí. Este aislamiento se debía al número de equipos y productos gestionados dentro del Departamento de Tecnología, así como a su organización histórica. El objetivo principal era mejorar la comunicación interequipos mediante un formato basado en el intercambio entre PM y Lead PM. Estábamos convencidos de que un formato semidirigido era la forma adecuada de crear un compromiso duradero en un contexto con un número muy elevado de reuniones. Necesitábamos desdemonizar el aspecto de las reuniones para convertirlas en un verdadero momento de intercambio donde todos los perfiles pudieran compartir consejos y buenas prácticas.
Rodearse bien
Para evitar que la comunidad dependa de una sola persona, es vital crear un círculo inicial de líderes capaces de darle una dinámica duradera. Si falta un fuerte sentido de pertenencia, al final ¡no será asunto de nadie!
La motivación es el criterio primordial, mucho más que el nivel de conocimiento: muy a menudo se trata de una carga de trabajo adicional que no responde a ningún objetivo requerido, por lo que es importante hacer que las tareas sean lo menos cronófagas posible. Sin embargo, la gran mayoría de los Product Managers que hemos conocido tienen un deseo insaciable de aprender y compartir. Perciben muy naturalmente el beneficio de estas comunidades de práctica y pedirles que inviertan tiempo, de manera razonable, es algo que se da de forma natural.
En L'Oréal, que lleva operando su Transformación de Producto desde 2022, el panorama de productos es vasto (B2C, B2B y B2E). Algunas entidades son muy maduras, mientras que otras acaban de salir de una transformación Agile. Una comunidad de Producto, que agrupaba a un centenar de perfiles muy heterogéneos, fue creada y sostenida por uno de los Product Managers más experimentados de la organización. Tras su marcha, la dinámica se fue desvaneciendo. Finalmente, los responsables de la Transformación de Producto retomaron el asunto para relanzar la comunidad. Para ello, se rodearon de "campeones". Estos campeones representan ahora a distintas entidades y forman una especie de "consejo". Gracias a su red, pueden identificar a personas dispuestas a compartir sus experiencias e ideas sobre formatos, ponerse de acuerdo sobre los temas a tratar y dirigir los canales de debate. Además de limitar el efecto de dependencia, estas personas encarnan las problemáticas que viven sus pares y actúan más fácilmente como intermediarios.
#3 Lanzar la comunidad
Una vez establecidos el marco y la visión de la comunidad, ¡es hora de ponerse en marcha y lanzar la invitación! Entonces, ¿a quién debemos invitar? ¿Cómo determinamos los primeros temas?
El primer paso es empezar poco a poco para luego ampliar la audiencia. Empieza por una entidad antes de abrirte a otras. No dudes en abrir la comunidad a otros roles de Producto (PrD, Tech Lead, QA..) o a cualquier otra persona que participe activamente en la implementación del Product Management: esto ayuda a crear una dinámica de aculturación compartida.
En un contexto de transformación, cada entidad debe sentirse representada y poder expresarse.
En el fondo, no hay reglas sobre quién debe ser invitado a estas reuniones, depende de los temas y del contexto. Adaptamos también los rituales al tamaño y tipo de audiencia.
#4: Tratar tu comunidad como un producto
Mantener la implicación
En Producto, nos encanta hablar de Product Market Fit (PMF), ese momento en el que consideramos que el Producto ha encontrado su mercado y es hora de escalar. Para una comunidad, el PMF es ese momento en el que las personas entienden su valor.
¿Cómo medirlo? Tanto en L'Oréal como en TF1, calculamos la retención por cohortes, que es un buen indicador del número de personas que vuelven sesión tras sesión. Un mínimo del 80% parece un objetivo realista. Hay que tener en cuenta que un alto índice de participación no siempre significa que el compromiso sea fuerte. El verdadero valor reside en la inversión de los participantes.
Siempre buscar mejorar
Clave del dinamismo, la novedad es importante. Primero, en términos de formatos: usar siempre los mismos puede causar aburrimiento o excluir a algunos que no se identifican con ellos. Se puede alternar entre experiencias compartidas concretas, metodologías, mesas redondas, etc. No olvides que, para un mismo formato, puedes organizar una sesión colaborativa o descendente, según lo que prefieras. ¡Varía también a los ponentes! En un contexto de transformación, cada entidad debe sentirse representada y tener voz. Es una señal de inclusión y de que la comunidad pertenece a todos.
Crear momentos reales de encuentro
Al igual que un equipo en modo Producto, una comunidad no puede mantenerse viva sin episodios más informales en los que los equipos se reúnan, se pongan al día y creen un vínculo. Por ejemplo, organizando momentos de reencuentro antes o después de rituales: desayunos, comidas, afterworks...
#5: Perpetuar la comunidad de práctica
Nunca te rindas
Aunque parezca sencillo sobre el papel, dirigir bien una comunidad de práctica resulta más complejo en la realidad. Sentir que se agotan los temas o que es cada vez más difícil involucrar a las partes interesadas son percepciones comunes. Pero en lugar de abandonar, es el momento de hacer una introspección y desafiar el formato, los temas o incluso la razón de ser de la comunidad. La clave del éxito es la capacidad de reinventarse para acompañar el crecimiento de los equipos y de la organización.
Hacer que la comunidad vuele por sí sola
Hacer que la comunidad sea autónoma es el principal reto. Para conseguirlo, es necesario implementar procesos y monitorización simples que seguir y activar.
En TF1 y L'Oréal, el esfuerzo se ha centrado en un backlog que permite votar, seleccionar y planificar los próximos temas, así como la comunicación en torno a puntos mensuales y la grabación de cada sesión. La idea es centrarse al 100% en el contenido compartido y no en la organización.
En L'Oréal, el proceso va aún más lejos con la implementación de plantillas de soporte para las sesiones mensuales y un seguimiento de la tasa de participación mediante una encuesta una o dos veces al año para recopilar las necesidades y expectativas de la comunidad.
No lo olvides: para que las comunidades de práctica sean efectivas, es fundamental definir de forma clara su razón de ser, mantener el compromiso y tratarlas como un producto en constante evolución. La clave del éxito reside en la capacidad de hacerlas vivir de forma autónoma, adaptándolas continuamente a las necesidades de los participantes y a los retos a los que se enfrenta la organización. Más que un medio de crear competencias colectivas, las comunidades de práctica son una de las palancas de la transformación de productos a escala. Los dos tipos presentados en este artículo han demostrado su eficacia, pero no son los únicos. Sea cual sea tu organización y su nivel de madurez, una comunidad de práctica adecuada siempre puede tener un impacto real. Depende de ti encontrar el funcionamiento que mejor se adapte a tus retos.
