Las transformaciones digitales se imponen a las empresas en un mundo donde lo digital ocupa cada vez más espacio. Un enfoque eficaz de gestión del cambio es esencial para obtener la adhesión en lugar de la resistencia. Al adoptar un enfoque humano, se minimizan los obstáculos y se integra el cambio de manera duradera en la cultura empresarial. ¿Por qué es tan crucial la gestión del cambio y cómo favorecer una transformación suave y eficaz? Este artículo te brinda las claves para lograr una gestión del cambio exitosa.
I - ¿Qué es el change management?
II - ¿Por qué implementar una estrategia de change management: las ventajas?
III - ¿Cuáles son los modelos y etapas del change management?
IV - ¿Cómo implementar una estrategia de change management?
V - ¿Quién dirige el change management?
- El equipo de transformación y los coaches marcan el ritmo
- Los Product Leaders acompañan el desarrollo de competencias
- Los Product People evangelizan al resto de la organización
VI - Ejemplos de implementación de change management
¿Qué es el change management?
Definición
El Change Management, también conocido como "gestión del cambio", se refiere al conjunto de métodos, procesos y prácticas desplegadas para acompañar y facilitar la adaptación de individuos, equipos y organizaciones a nuevas tecnologías, herramientas y métodos de trabajo. Este enfoque busca minimizar las resistencias, maximizar la adopción y asegurar una transición armoniosa hacia un nuevo estado operativo.
Para lograr esto, la gestión del cambio adopta un enfoque progresivo y centrado en lo humano, con una fuerte dimensión de acompañamiento.
¿Cuál es el papel de la gestión del cambio en un objetivo de transformación digital?
Las transformaciones digitales tienen como objetivo permitir que las empresas se adapten a las exigencias y desafíos del entorno digital, que están (o estarán muy pronto) en el corazón de la estrategia de la empresa. Esto implica cambios en varios niveles:
- La integración de una nueva estructuración de la organización con una fuerte desintegración entre dominios de especialización para facilitar la toma de decisiones.
- El cambio en la forma de pensar y trabajar, aportando más flexibilidad y agilidad, al mismo tiempo que se vuelve a poner el impacto (mediante el ROI) en el centro de las preocupaciones de todos.
- La implementación de nuevas herramientas y nuevas competencias para ayudar a la organización a ser eficiente.
¿Por qué implementar una estrategia de change management: las ventajas?
Reducción de la resistencia
El cambio requiere un esfuerzo adicional por parte de las personas. Los más afectados deben entender la importancia del cambio para aceptar la realización de estos esfuerzos adicionales, que pueden sacarlos de su zona de confort. Lograr esta disposición al cambio ayuda a combatir la resistencia natural que se puede tener ante el cambio, que a veces puede llevar incluso a la renuncia.
Permanencia del cambio
La gestión del cambio también tiene como objetivo a largo plazo asegurar la permanencia del cambio, incorporándolo en el día a día de los colaboradores. Lo importante ya no es simplemente marcar casillas, sino asegurarse de que el cambio esté bien integrado y se mantenga en el tiempo.
Demostrar la inversión en los colaboradores
Tener una verdadera estrategia de change management también significa mostrar a los colaboradores que se tienen en cuenta lo que les preocupa y que se les apoya. Esto también puede contribuir a una mejor retención de talentos y a un mayor sentido de pertenencia a la empresa.
¿Cuáles son los modelos y etapas del change management?
Existen diferentes modelos de gestión del cambio. Aquí se destacan dos de ellos.
El modelo ADKAR
El modelo ADKAR fue desarrollado por Jeff Hiatt, fundador de Prosci. ADKAR es un acrónimo de las siguientes cinco etapas:
- Awareness es la toma de conciencia de la necesidad del cambio.
- Desire es el desarrollo de la voluntad de comprometerse con la transformación.
- Knowledge es la adquisición de las competencias necesarias para llevar a cabo el cambio.
- Ability es la capacidad de ser acompañado en el cambio.
- Reinforcement es el anclaje del cambio a largo plazo.
El modelo de Kotter
El modelo de Kotter fue descrito en el best-seller “Leading Change" (1996) escrito por John Kotter, considerado una autoridad en liderazgo y cambio. Este modelo se basa en ocho etapas:
- Crear un sentido de urgencia para convencer de la necesidad del cambio, ayudando a ver los problemas y las oportunidades actuales.
- Formar una coalición directiva para reunir un grupo de líderes influyentes y respetados que apoyen y lideren el cambio.
- Desarrollar una visión y una estrategia para crear una visión clara e inspiradora del futuro post-cambio, así como una estrategia para lograrlo.
- Comunicar la visión del cambio para asegurar la comprensión y adhesión a la visión y la estrategia del cambio.
- Incentivar la acción para eliminar los obstáculos y permitir su implementación.
- Generar éxitos a corto plazo para crear victorias rápidas y así mantener la motivación.
- Consolidar los éxitos para alimentar el proceso de cambio, encontrar nuevas áreas de mejora y evitar la complacencia.
- Anclar los nuevos enfoques en la cultura para asegurar la integración de los cambios en la cultura organizacional.
¿Cómo implementar una estrategia de change management?
Requisitos previos
Para llevar a cabo una buena gestión del cambio es fundamental que se respeten los siguientes requisitos previos:
- Clarificar los objetivos esperados. Comunicar bien el "por qué" permite generar una mejor adhesión de los colaboradores.
- Contar con el apoyo de la dirección. Debe mostrar que realmente cree en esta transformación.
- Asegurarse de la disponibilidad de los equipos. Elegir el momento adecuado y asignar tiempo libre evita ser atrapado por la urgencia del día a día.
- Pensar el cambio de manera iterativa e incremental. Debe realizarse paso a paso, con agilidad y pragmatismo, para evitar construir un castillo de naipes.
Herramientas
La gestión del cambio se apoya en diferentes herramientas, entre ellas:
- La comunicación para transmitir los mensajes correctos y asegurar la adhesión y el apoyo de todos.
- La formación para hacer que los colaboradores progresen rápidamente y les permita enfrentar los desafíos.
- El coaching y el mentoring para acompañar operativamente a los equipos.
- Las comunidades de práctica para asegurar la permanencia del cambio y garantizar un desarrollo continuo de competencias.
Errores a evitar
Se deben evitar varios errores:
- No mostrar empatía: el acompañamiento debe ser humano.
- Querer imponer las cosas: el cambio debe generar deseo y, por lo tanto, adhesión.
- Querer ir demasiado rápido: se debe privilegiar la calidad sobre la restricción de tiempo.
- No valorar los esfuerzos: no se debe frustrar a quienes hacen esfuerzos.
¿Quién dirige el change management?
El equipo de transformación y los coaches marcan el ritmo
Si existe una iniciativa de transformación de Producto dentro de la organización, la estrategia de gestión del cambio es a menudo gestionada por el equipo encargado. Puede apoyarse en coaches que actúan como transmisores hacia los equipos. También debe utilizar a estos coaches y sus comentarios para adaptar esta estrategia.
Los Product Leaders acompañan el desarrollo de competencias
Marty Cagan, en su libro Transformed, indica que es normal que los managers de primer nivel “necesiten dedicar hasta el 80% de su tiempo al reclutamiento y al coaching”. Los Product Leaders también están ahí para acompañar el desarrollo de competencias de los operativos y de la organización hacia este nuevo estado deseado.
Los Product People evangelizan al resto de la organización
Los Product People (Product Managers y otros miembros del equipo de Producto) contribuyen a la gestión del cambio de toda la organización participando en la aculturación de los actores con los que interactúan.
Ejemplo de implementación de change management
El change management en Suez Digital Solutions
En Suez Digital Solutions, nuestra consultora de Thiga, Elodie Dufour, se inspiró en el modelo de Kotter. “Comenzamos reuniendo a los responsables de la solución Line para determinar qué impulsaba a la entidad a invertir en la transformación. De hecho, había una buena razón y todos estaban alineados”, confiesa ella. A partir de ahí, reunimos un equipo central capaz de comprometer a los equipos con los cuales definimos una trayectoria con algunos quick wins para entregar rápidamente, continúa. Los temas de fondo dieron lugar a la creación de pequeños grupos de enfoque que trabajaron tanto en los procesos como en el tema de roles y responsabilidades. Todo fue co-creado. Podríamos haber escrito casi el entregable final en 2 horas con nuestra experiencia, pero esta colaboración es crucial para que los equipos se apropien de este último”.
En conclusión, la gestión del cambio es preocuparse por la permanencia y lo humano más que por el entregable, sin olvidar que invertir en una verdadera estrategia de gestión del cambio no es una opción, sino una obligación en una transformación digital…
Para saber más: descarga el libro Las Organizaciones Orientadas a Producto
