Il y a un peu moins d’un an, je publiais un article au sujet du Design Sprint, dans lequel je présentais les bases de la méthodologie, les principaux ateliers, ainsi qu’un premier éclairage sur les possibles applications de cette méthodologie.
Un an, 25 sprints, 120 mockups, 5 287 post-its et 3 conférences plus tard, je reviens vous parler de cette méthodologie qui occupe mon quotidien avec un regard bien plus aiguisé.
J’ai eu l’opportunité d’être sprint master sur de très nombreux sujets, avec des participants à chaque fois différents : une start-up parisienne qui souhaitait redéfinir sa plateforme de comparaison de solutions cloud, un très grand assureur désireux de repenser certains de ses outils internes pour les équipes de souscription de produits à destination des professionnels, ou encore un entrepreneur qui voulait lancer une application mobile à destination des sportifs. Cela m’a permis de confronter les grands principes exposés par Jake Knapp, mais aussi mes compétences d’animateur / designer / médiateur à des écosystèmes variés, et surtout de mettre en évidence certaines erreurs que j’ai appris à corriger (en tout cas je l’espère). Et c’est cela qui est aujourd’hui au cœur de ce que je souhaite vous transmettre ici, une série de 6 conseils pour mieux animer vos sprints et les rendre encore plus efficaces.
Nous commencerons par une très brève introduction au Design Sprint pour ceux qui n’ont pas pris le temps de lire l’article cité quelques lignes plus haut et pour les sprint masters encore novices. Puis j’aborderai cette liste de 6 conseils que j’ai forgée au fil des sprints et qui vous permettront peut-être de corriger certaines de vos pratiques.
Le design sprint, un sprint de design ? (bis)
Lancé et créé par les équipes de Google Ventures en 2014, le design sprint est une méthodologie à la croisée des chemins du design thinking, du lean startup et de la stratégie business. Elle permet de co-construire et valider un parcours digital répondant à un challenge bien précis en 5 jours :
Lundi / Jour 1 : comprendre, transmettre la connaissance métier à toute l’équipe et définir la problématique à solutionner
Mardi / Jour 2 : diverger, ouvrir le plus de portes possibles, designer le plus grand nombre de solutions possibles sans se fixer de limites
Mercredi / Jour 3 : décider, se mettre d’accord sur la / les solutions les plus pertinentes afin de répondre à la problématique posée le premier jour
Jeudi / Jour 4 : prototyper, construire le prototype que nous présenterons aux utilisateurs
Vendredi / Jour 5 : tester, recueillir le feedback des utilisateurs, valider / invalider notre solution, puis prendre une décision sur la suite à y donner (execute, iterate or kill!)
Et de manière plus illustrée :
Nous retrouvons bien les grandes étapes du design thinking qui est au coeur de ce processus créatif.
Pour aller plus loin et comprendre l’ensemble des étapes du Design Sprint, je vous recommande la lecture de l’ouvrage référent en la matière, écrit par Jake Knapp, l’un des pères fondateurs de la méthode, Sprint: Résoudre les problèmes et trouver de nouvelles idées en cinq jours.
Comme vous pouvez l’imaginer, il n’y a pas 2 sprints identiques, et il y a toujours une part d'inconnu qu’il faut apprendre à gérer : le tableau blanc qui a disparu, des participants qui annulent à la dernière minute, des testeurs très éloignés de votre persona, et parfois tout à la fois !
Voici quelques conseils issus de mon expérience et de celle d’autres sprint masters, qui pourront certainement vous aider à ne pas commettre les mêmes erreurs que moi.
Conseils avertis d’un sprint master qui a roulé sa bosse
L’objectif et la force du Design Sprint est de pouvoir apporter une solution à une problématique digitale en faisant collaborer des experts UX, UI, métier, technologique : un vrai défi ! Ce timing extrêmement ajusté est l’une des raisons qui explique le succès de cette méthodologie, mais c’est aussi cela qui met une lourde pression sur les épaules du sprint master. Il faut donc mettre toutes les chances de son côté pour ne pas perdre de temps et ainsi réussir son sprint.
Conseil #1 : ne pas négliger la préparation logistique du sprint
La plupart des ateliers nécessitent certaines fournitures, des post-its de couleur aux tableaux blancs, le sprint master doit s’assurer que tout cela est bien présent le lundi matin. Cela peut sembler secondaire, mais ne vous y trompez pas, c’est très important.
Cela m’est trop souvent arrivé de me rendre compte que nous n'avions pas assez de grandes feuilles pour le “crazy 8”, que l’un de nos tableaux avait disparu à la pause déjeuner, ou que nous n’avions pas d’écran ou de projecteur pour partager certains supports avec les participants. Lorsque cela arrive, on perd facilement 15, 20, 30 minutes à parcourir les couloirs à la recherche du Graal, le fameux paquet de grands post-its pour le “how might we”. Et c’est autant de temps perdu qui ne pourra pas être rattrapé sur une durée si courte et que vous devrez tenter de récupérer sur la pause déjeuner du mercredi (je vous laisse imaginer le regard de certains lorsque vous leur direz qu’ils doivent engloutir un sandwich triangle en 20 minutes parce que l’on ne trouvait plus de post-its).
Je vous conseille donc de bien préparer une liste de tout le matériel dont vous aurez besoin lors du sprint et de la parcourir 2 jours avant le premier atelier afin de vous assurer que tout est bien là, ou le cas échéant, de faire quelques emplettes à la papeterie la plus proche.
Gautam Lakum, Unsplash
Conseil #2 : bien identifier le challenge à relever durant le sprint
Le design sprint est tout particulièrement adapté lorsqu’il s’agit de solutionner un problème suffisamment précis, sans pour autant se limiter à la refonte d’un écran ou d’une fonctionnalité mineure évidemment. Cela devrait être clair pour tout le monde avant même de parler de Design Sprint, or ce n’est que trop peu souvent le cas. Combien de fois ai-je été confronté à une équipe métier qui souhaitait par exemple créer un nouveau parcours de souscription touchant au core business, ou un entrepreneur qui espérait que le Design Sprint lui permette de prototyper et tester toute une application du type Uber (enregistrement, page de profil, réservation d’un créneau, flow de paiement…).
Même si le challenge est exigeant, il doit être raisonnable, bien circonscrit et identifié pour que l’on puisse atterrir sur une solution en fin de sprint.
Mon conseil est de rencontrer le métier et/ou le porteur du projet une à deux semaines avant le début programmé du sprint afin de discuter du sujet et s’assurer que celui-ci est suffisamment clair et centré pour pouvoir faire l’objet d’un Design Sprint. Si vous évaluez que ce n’est pas le cas, voici quelques cas de figures à envisager :
- Le sujet est bien trop vague (ex : les objets connectés pour un assureur, que peut-on faire ?) : vous pouvez réaliser une phase de “cadrage” du sprint; pour ce faire le design thinking et sa vaste boîte à outils - ou encore celle-ci - est idéal
- Le challenge est identifié mais vous estimez que l’on ne pourra pas tout adresser : pas de panique, lancez votre sprint, mais lors de la première journée, faîtes bien attention à ce que le parcours cible / atelier “make a map” soit représentatif de ce que vous allez concrètement prototyper, et assurez-vous que tout le monde ait bien cela en tête afin d’éviter les mauvaises surprises en jour 4
Conseil #3 : prendre soin de ses participants
Plus important encore que les ateliers, les fournitures, le livre Sprint, les participants au sprint sont essentiels à la bonne réalisation de notre démarche . L’équipe de Design Sprint est composée du sprint master, d’UX et UI designer(s), des experts métier et de tout autre collaborateur qu’il vous semblera pertinent d’inviter (précisons de nouveau ici s’il est encore nécessaire de le dire, qu’une équipe de Design Sprint doit être comprise entre 5 et 8 personnes, vous inclus).
Cependant, peu de personnes sont au fait des méthodologies design thinking ou Agile, et vous vous retrouverez trop souvent en face d’interlocuteurs qui sont totalement en dehors de leur fameuse zone de confort, voire réticentes à ce que vous pourrez leur dire… Alors oui, il est toujours possible de ne pas faire attention aux détracteurs ou simplement de les enlever de l’invitation, mais pour le coup, je vous le déconseille.
De plus, n’oubliez jamais que même si cela peut sembler “cool” de participer à un Design Sprint, vous allez mobiliser plusieurs personnes qui ont d’autres responsabilités par ailleurs, et qui devront gérer le reste de leurs obligations professionnelles une fois le sprint terminé : dépiler leurs dizaines de mails, replanifier des réunions… vous voyez de quoi je veux parler.
Je vous recommande donc de sélectionner avec votre point de contact métier une petite dizaine de possibles participants et de les inviter au moins 3 semaines avant le début du sprint. En effet, un peu comme pour un mariage, il y aura toujours 2-3 désistements, il faut donc prévoir large, quitte à devoir leur signaler que finalement vous n’aurez plus besoin de les mobiliser. Et c’est aussi en prenant le temps de choisir les bons participants que vous saurez identifier les personnes qui sauront le mieux se projeter dans cette démarche innovante.
Conseil #4 : sélectionner ses testeurs
Moment le plus attendu du Design Sprint, les tests utilisateurs ! Ce sont les retours de nos testeurs qui vont nous permettre de décider de la suite à donner au prototype : continuer, pivoter ou annuler et repartir à zéro. Il ne faut donc surtout pas négliger cette étape et le recrutement de nos testeurs. J’en profite pour vous rappeler qu’en général, il est conseillé de faire tester son prototype sur 5 à 7 personnes - sachant que 5 testeurs semble être le numéro magique permettant de mettre en évidence environ 85% des problèmes - et de réaliser ces entretiens en face à face afin de pouvoir capter les expressions du visage et autres éléments de langage corporel pouvant nous apporter des informations sur notre parcours.
Malheureusement je n’ai jamais pu trouver une plateforme permettant de faire appel à des personnes correspondant à un profil donné afin de les inviter à participer à un test en présentiel. Certaines agences UX proposent ce type de service, mais à des tarifs élevés, ce qui peut être une bonne option si vous êtes chanceux et avez un budget conséquent pour les tests.
Si ce n’est pas votre cas, mon conseil est de démarrer le recrutement des testeurs le plus tôt possible (ie. dès que votre persona est clairement identifié, soit en général à la fin du jour 1). Concernant les méthodes et outils de recrutement, vous pouvez utiliser les canaux internes de votre entreprise s’il s’agit de trouver des clients ou prospects (CRM, réseaux sociaux…). N‘hésitez pas à faire jouer vos propres réseaux d’amis proches de tous bords (un post Facebook, un mail, voire un tweet), et pour les plus valeureux d’entre vous, une annonce sur Le Bon Coin peut aussi être envisagée; il n’y a pas de recette miracle, il faut savoir se débrouiller et être créatif ! Dernière bonne pratique que je vous conseille de suivre : la rémunération de vos testeurs; il ne s’agit pas de les amadouer en leur proposant 100 € pour une heure de test, mais pensez à le stipuler sur votre message à l’attention de potentiels candidats, à les remercier en fin de test et à leur remettre quelques chèques cadeaux. Vous réussirez ainsi à obtenir des retours sincères et à fidéliser vos testeurs (vous pourriez en effet avoir besoin d’eux pour un prochain prototype).
Conseil #5 : être pédagogue
Comme nous l’avons vu précédemment, lors de notre Design Sprint nous faisons appel à des participants et testeurs qui nous permettent de co-construire notre prototype grâce aux idées et feedbacks qu’ils nous apportent. Cependant, tous ne sont pas familiers avec ces méthodes d'innovation, de prototypage rapide, et de tests utilisateurs.
A de très nombreuses occasions, je me suis trouvé en présence de participants n'adhérant pas à notre démarche (nous en avons parlé plus haut), et à des testeurs perdus, timides, et qui’ n’arrivaient pas du tout à se projeter dans la peau d’un futur utilisateur. Or cela peut avoir un certain impact sur votre sprint, sur la qualité de votre prototype, et surtout sur la pertinence de vos recommandations en fin de semaine.
Pour éviter ce type de désagréments et pour vous épargner ces situations assez inconfortables, le mot d’ordre est pédagogie. En tant qu’animateur d’ateliers, le sprint master se doit de bien expliquer la démarche à laquelle participent les intervenants, que ce soit lors des différentes journées de co-création, ou lors des tests. J’ai donc développé quelques bonnes pratiques qui ont été appréciées, les voici :
- Dans la mesure du possible, réunissez-vous en amont avec les participants au sprint pour leur expliquer la démarche globale, qu’ils vont participer activement à de nombreux ateliers destinés à créer un prototype répondant à une problématique métier...
- Au tout début de la première journée, n’hésitez pas à faire un rappel sur le déroulé des différentes journées, et si possible, sur le timing des différentes étapes (en général j’accompagne cela d’une affiche au mur, visible par tous, qui leur permettra de savoir où nous en sommes à tout moment)
- Lorsque vous démarrez un nouvel atelier, prenez 2 minutes pour bien rappeler l’objectif, ce que nous attendons de chacun, les “règles”, et distribuez bien les différents outils dont ils auront besoin
- Pour ce qui est des tests utilisateurs, prenez le temps d’expliquer à chaque personne / à chaque test qu’ils sont ici pour nous donner leur avis, que tout commentaire - qu’il soit positif ou négatif - nous servira à améliorer le prototype, qu’il n’y pas de “mauvaise réponse”, et enfin faîtes un rappel sur le contexte d’usage.
Conseil #6 : l’après Design Sprint est aussi important que le sprint lui-même (ou presque…)
Au fur et à mesure des sprints je me suis rendu compte qu’il faut bien avoir en tête qu’un sprint ne s’achève pas à la fin du dernier test le vendredi, en tout cas pas pour vous, sprints masters. Vous avez mobilisé un dizaine de personnes entre les participants aux ateliers et les testeurs, vous avez aussi travaillé dur à la création du prototype, à l’organisation de ce Design Sprint que tout le monde attendait, il est donc important, voire indispensable, de transmettre toute la matière créée et les recommandations que vous avez pu lister suite aux feedbacks des testeurs.
Je vous recommande d’ajouter à votre démarche une dernière étape de restitution quelques jours après les tests utilisateurs (pas beaucoup plus pour ne pas perdre l’excitation des parties prenantes) afin de transmettre les enseignements et revenir sur les 5 jours passés ensemble. C’est aussi l’occasion de partager l'expérience avec les sponsors et autres décideurs qui n’auront peut être pas eu la chance de se joindre à votre sprint. En général, je prépare quelques slides que nous repassons lors d’une réunion de maximum 2 heures; mais à vous de vous ajuster en fonction des besoins et attentes des intervenants. Enfin, n’oubliez pas de prendre des photos des ateliers, des maquettes, de tout ce qui peut vous sembler pertinent et qui viendront donner plus de vie à votre présentation.
A chacun sa recette !
Je ne le répèterai jamais assez, le Design Sprint est une méthodologie qui fait beaucoup de sens lorsqu’il s’agit de trouver une solution rapide à une problématique produit clairement identifiée. C’est aussi un excellent moyen de mieux gérer ses investissements, un sprint se concluant sur un “no go” représente autant de budget qui n’est pas dédié à un sujet qui n’aurait pas trouvé son audience. Il existe de nombreux ouvrages et articles qui vous enseignent les bases de la méthodologie, des variantes en 3 jours, en une demi journée… Les ingrédients restent les mêmes mais les recettes varient, ne serait-ce pas cela la maturité?
J'espère en tout cas que les quelques conseils que je vous transmets ici vous serviront, quel que soit votre format de Design Sprint
Quelques liens pour en savoir (encore) plus
Le livre de référence, à lire de toute urgence : Sprint: Résoudre les problèmes et trouver de nouvelles idées en cinq jours
La liste de courses du bon sprint master du bon sprint master
Un Medium regroupant de nombreux articles autour du Design Sprint, et en français !
Le site du design sprint par Google Ventures
Une conférence donnée sur le design sprint lors de La XebiCon organisée en Juin 2016
